Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

Comment animer la collaboration dans la durée, accompagner le développement des nouveaux usages et l'appropriation de la Digital Workplace, c'est sur ce thème que le rectorat de l'académie de Paris viendra apporter son témoignage, le 15 novembre prochain, lors du Digital Summit organisé par Jalios.

En 2006, le rectorat a choisi la solution de l'éditeur français pour développer une plate-forme interne destinée à l'ensemble de son personnel.  Outillant d'abord la communication décentralisée, à travers des sites intranets par discipline, celle-ci est montée en puissance à partir de 2010 avec les premiers espaces de partage, jusqu'à devenir, aujourd'hui, une véritable plate-forme de travail en réseau, autour des espaces collaboratifs. Léonie Couthon, du département ingénierie numérique de la DSI, revient pour Collaboratif-info sur les actions qui ont accompagné cette transformation..

Comment est né le besoin de partage et quelles conditions ont favorisé sa pratique ?
Léonie Couthon : Le besoin de partager des ressources remontait de la communauté enseignante. Lorsque la possibilité leur a été donné de disposer d'espaces réservés sur les intranets disciplinaires, ils ont donc adhéré. Puis, petit à petit, est venu le besoin de pouvoir interagir autour de ces ressources, pouvoir les commenter, poser des questions, les discuter, co-construire. Outiller ces besoins ne suffit cependant pas. Il est nécessaire de créer un cadre qui facilite l'implication, lève les réticences éventuelles à s'exposer. Par exemple, considérer qu'un espace collaboratif constitue un lieu où les choses sont en construction et donc imparfaites, où l'on partage du vécu, etc. Et ce positionnement doit être explicite, précisé par les acteurs qui mettent en place ce type d'espace collaboratif. Cela présuppose ainsi qu'un travail doit être mené avec eux pour établir que la logique est différente de celle d'un espace de communication institutionnelle ou d'un simple partage de ressources. Notre dispositif d'accompagnement vise notamment à étudier avec eux les usages qui permettraient à chaque membre du groupe de s'y retrouver par rapport à ses propres attentes.

Comment accompagnez-vous la création des espaces collaboratifs ?
Léonie Couthon : Nous partons du principe que les choses ne se font pas toutes seules. En amont de l'ouverture d'un espace collaboratif, nous réfléchissons sur sa finalité avec l'animateur et sur les usages possibles qui feraient sens. Mais c'est aussi le moyen d'accompagner la transformation, en leur suggérant des options auxquelles ils ne pensent pas forcément, mais qui pourraient être pertinentes, même si ce n'est que dans un second temps. En matière de développement des usages, conserver un lien avec l'animateur une fois l'espace lancé est aussi important. Cela permet de capter les nouveaux besoins qui émergent. Enfin, l'animateur joue bien sûr un rôle soutien phare dans la dynamique de groupe. Nous pouvons donc l'accompagner aussi sur le plan de l'animation s'il le souhaite, en l'aidant à établir un premier calendrier d'animation, en étant présent les trois ou quatre premières semaines pour le conseiller au niveau des interactions, ou en faisant des bilans sur des périodes plus longues.

Le besoin d'accompagner les animateurs varie-t-il selon la finalité de l'espace collaboratif ?
Léonie Couthon : Animer un espace collaboratif est important, quelle que soit sa finalité. Même sur un espace projet, où l'on pourrait penser que le besoin est moindre, certains gestes doivent être mis en place, qui ne le sont pas forcément. Par exemple, inviter les personnes à rejoindre l'espace en leur annonçant son ouverture, leur expliquer sa vocation, avoir des actions régulières. Animer un espace collaboratif est une pratique qui diffère de celle d'animer un présentiel et elle est rarement naturelle. L'accompagnement rassure donc aussi l'animateur, qui peut se sentir exposé dans le temps où il est en phase de maîtrise de l'outil.

Certains espaces nécessitent-ils un accompagnement spécifique ?
Léonie Couthon : Oui, certains espaces destinés à l'animation de réseau ont la particularité de pouvoir changer d'animateur d'une année sur l'autre, en raison d'un changement de mission de ce dernier. Notre rôle est donc aussi d'assurer la continuité de ces espaces. Pour faciliter la prise de relais, nous prenons contact avec la personne qui va succéder à l'animateur. Nous pouvons l'accompagner dans la maîtrise de l'outil ainsi que pour adapter l'espace selon ses souhaits. Aujourd'hui, nous en sommes ainsi à notre quatrième génération d'animateurs.