Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

Comment animer la collaboration dans la durée, accompagner le développement des nouveaux usages et l'appropriation de la Digital Workplace, c'est l'une des questions qui sera abordée le 15 novembre prochain, lors du Jalios Digital Summit.

La Fédération des hôpitaux vaudois informatique (FHVI), elle, a déployé la solution de l'éditeur français en 2014. Cette association regroupe les moyens informatiques des établissements hospitaliers du canton de Vaud, en Suisse.

Son besoin initial était double. D'abord, fournir à chaque hôpital ou autre entité le moyen de déployer son propre intranet tout en facilitant le partage d'informations communes. Ensuite, mieux outiller les groupes projets transverses des hôpitaux à travers des espaces collaboratifs.

En charge du projet, Mathieu Fabrice, répondant domaine gestion de contenu à la FHVI, revient pour Collaboratif-info sur la progression des usages sur ce nouvel environnement de travail.

Comment s'est déroulée l'appropriation des espaces collaboratifs ?
Mathieu Fabrice : Elle ne s'est pas faite immédiatement. Pour les projets où l'informatique fédère des groupes rassemblant des représentants de chaque établissement qui se réunissent régulièrement, nous avons pris le parti dès le lancement de rendre obligatoire l'utilisation des espaces collaboratifs, pour échanger, partager la documentation, remonter les besoins d'évolution des applicatifs, planifier les réunions. En dépit de cette obligation d'adhérer, les utilisateurs s'y sont vite retrouvés en termes de bénéfices et l'adoption s'est révélée facile. En revanche, pour tous les autres espaces, la démarche a pris davantage de temps, puisque rien n'était obligatoire et que le besoin lié à des projets récurrents était moins présent.

A quel rythme s'est faite cette appropriation et quels ont été ses moteurs ?
Mathieu Fabrice : Les deux premières années ont été calmes. Puis les établissements sont davantage devenus précurseurs et demandeurs d'espaces, soit pour leurs projets internes ou transverses, soit pour échanger de bonnes pratiques et de la connaissance. Cette adoption progressive s'est surtout faite grâce au bouche-à-oreille. Les utilisateurs embarqués dans les premiers groupes projets informatiques, par exemple, ont contribué à ce mouvement en diffusant la bonne parole au sein de leurs établissements respectifs ou en s'appropriant eux-mêmes ces espaces pour fédérer sur d'autres sujets. Des actions de promotion sont également menées. J'interviens de manière opportuniste dans des colloques, des réunions de service, pour présenter la solution, comprendre ce qu'elle pourrait apporter. Avec certains établissements, j'assure une présence une journée par semaine pour les aider à faire le point sur leurs usages et les développer.

Au-delà des espaces collaboratifs, quels autres usages numériques se développent ?
Mathieu Fabrice : Depuis la sortie de l'application JProcess de Jalios, nous la promouvons afin de dématérialiser les processus. Dans certains établissements, nous travaillons beaucoup avec les ressources humaines qui souhaitent s'engager dans cette voie pour leurs processus de gestion. Mais le médical est aussi concerné. Pour un établissement, nous avons par exemple mis en place un processus pour la gestion des bons de transport. Quand un transporteur externe doit être mandaté pour prendre en charge un patient, la demande est déclenchée dans l'application métier, un formulaire est pré-rempli et le coordinateur des transports de l'établissement est alerté. Celui-ci peut alors notifier le transporteur externe, qui dispose de droits spécifiques pour accéder à la plate-forme et prendre connaissance de toutes les informations nécessaires.

Quatre ans après le lancement, l'accompagnement est-il toujours aussi soutenu ?
Mathieu Fabrice : A l'exception de nos groupes projets au lancement, notre ligne de conduite est de ne rien imposer. Nous préférons travailler avec des interlocuteurs qui ont de vrais besoins et sont moteurs, car convaincus que la plate-forme les aidera à fédérer les salariés et à collaborer plus efficacement. Mais qu'il s'agisse de mettre en place un espace collaboratif ou de dématérialiser un processus, l'accompagnement reste nécessaire, pour faciliter le démarrage en affinant les services pouvant répondre aux besoins, pour faciliter la prise en main, mettre en place le bon workflow dans le cas des processus. Ensuite, il est aussi nécessaire d'accompagner certains créateurs d'espaces collaboratifs plus longtemps que d'autres, en fonction de leur niveau de maîtrise de la plate-forme. Quatre ans après le lancement, l'accompagnement reste donc indispensable. Et il prend même mécaniquement plus d'importance, dans la mesure où les demandes des établissements et de leurs équipes progressent désormais de manière plus soutenues.