Participatif

Evénementiel : Awak’iT favorise l’intelligence collective grâce au 2.0

Le spécialiste de la communication d'entreprise propose une nouvelle offre, Benj'iT, visant à rendre participatif les événements internes, des grandes conventions aux groupes de travail en cercle restreint.

Fournisseur de solutions globales, Awak'iT a plusieurs cordes à son arc. Intervenant dans l'élaboration de plans complets de communication, il leur apporte du contenu (articles journalistiques, films, etc.), des applicatifs sur mesure (intranet 2.0, réseau social, plate-forme d'innovation participative, blogs, etc.) à partir de sa propre solution collaborative, La Su'iT, ou en fonction des outils existant dans l'entreprise (Sharepoint, etc.), et il crée de l'événementiel interne.

« Au sein des événements, nous utilisions déjà les sms, des boîtiers de vote et même Twitter afin d'impliquer les participants, explique Eric Blot, PDG d'Awak'iT. C'était déjà bien. Mais en tant que spécialiste du digital, nous nous sommes interrogés sur ce que nous pourrions apporter pour renforcer l'efficacité de ces réunions d'entreprise, y engager dans une dynamique d'intelligence collective créatrice de valeur les collaborateurs, qui souvent décrochent ou simplement hésitent à s'exprimer. »

Du nuage de mots clés aux matrices swot

De cette réflexion, menée par Awak'iT avec ses clients dans une démarche de co-construction, est né Benj'iT, une plate-forme accessible sur iPad, iPod, iPhone ainsi que sur tablette et smartphone sous Androïd, et composée de modules applicatifs visant à favoriser les interactions : nuage de mots clés, micro-blogging, sondage, concours, mind-mapping, tableau de post-it virtuels, etc.

« Les modules vont du simple outil d'animation, comme le nuage de mots clés, jusqu'à des applicatifs plus complexes tels des matrices swot, des outils pour élaborer des budgets ou des plans de déploiement, par exemple », détaille Eric Blot.

Benj'iT, Live tweet

Le Live tweet. Ce module de micro-blogging est surtout utilisé pour faciliter les échanges entre un orateur et son auditoire. Une fonction J'aime permet aux participants de voter pour les tweets qui s'affichent, ce qui facilite par exemple la hiérarchisation des questions posées à l'orateur. Un modérateur peut intervenir pour mettre en valeur des tweets, ou à l'inverse ne pas en afficher certains en fonction des priorités fixées au débat.

Benj'iT, Post'it Board

Le Post’it Board. Il facilite l'élaboration de plans d'actions ou les séances de brainstorming. Les idées envoyées par les participants s’affichent sous forme de post-it. L’animateur positionne les idées sur une matrice en fonction des différents critères définis : calendrier de réalisation, services ou directions impliquées, priorités, etc.

Benj'iT, Inno Board

L’Inno Board. Il permet de recueillir l’opinion d’un groupe sur une idée, un projet ou une action en positionnant les résultats dans une matrice en fonction de critères déterminés : innovant/désuet, cher/pas cher, etc.

Dans une logique de sur mesure, les modules sont adaptés en fonction des besoins, mais de nouveaux peuvent aussi être développés, afin que les participants soient en mesure de répondre aux objectifs que l'entreprise assigne à l'événement.

Lors d'une grande convention, le temps d'entregistrement à l'hôtel des participants a par exemple été mis à profit en fournissant à ces derniers des iPod pour qu'ils répondent à une enquête dont les résultats sont venus nourrir la convention.

Capitaliser au-delà de l'événement

L'utilisation des données accumulées lors de l'événement constitue d'ailleurs une problématique importante. « Nous passons beaucoup de temps avec nos clients à réfléchir à la manière dont elles vont être exploitées ensuite, précise Eric Blot. Favoriser l'implication des collaborateurs, les faire réfléchir, recueillir leurs idées, etc., c'est une chose, mais il faut ensuite capitaliser. »

Parmi les pistes possibles, les résultats des différentes interactions pourront venir alimenter un site web rendant compte de l'événement, ou bien encore une plate-forme communautaire, afin de pouvoir poursuivre les débats et les réflexions, répondre aux questions qui n'auraient pu être traîtées faute de temps, etc.

Annoncé le 13 janvier, Benj'iT est commercialisé depuis septembre dernier et a déjà été déployé pour une vingtaine d'événements, entre autres par des entreprises comme L'Oréal ou Total. La prestation comprend le conseil, la scénarisation de l'événement, sa mise en œuvre et son suivi. Benj'iT est accessible en mode Saas ou en local depuis un serveur fourni par Awak'iT, qui peut également mettre à disposition des terminaux mobiles.

Les tarifs avoisinent les 3500 euros pour les réunions en cercle restreint (équipe projet, comité de direction, etc.) et sont de 20 à 30 000 euros pour les conventions ou séminaires, selon le nombre de participants. Ce dernier montant peut être plus élevé pour les événement se déroulant à l'international, en fonction de leur localisation.

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