Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

En complément de son baromètre 2010 sur l'appropriation des TIC par la sphère intercommunale, l'Assemblée des communautés de France (AdCF) vient de publier une étude qui fait le point sur les projets numériques intercommunaux, à la fois en termes de contenu et de conduite de projet.

Parmi les différentes thématiques abordées, celle des outils de collaboration comme les extranet et intranet, et un premier constat : leur faible croissance. Seules 26 % des communautés disposeraient d'un extranet/intranet en 2010, pour près de 20 % envisageant d'en mettre en place un.

Des projets d'ailleurs surtout portés par les communautés d’agglomération, puisque 60 % des communautés de plus de 50 000 habitants disposent d’un tel outil, contre 10 % de celles de moins de 5 000 habitants. Quant à celles non équipées, elles sont 48% à ne pas voir l'intérêt d'un extranet/intranet.

En termes de fonctionnalités présentes sur les extranet/intranet déployés, six grandes catégories sont isolées :

• Les outils de partage de l’information : agenda commun, messagerie, annuaires…
• La gestion des ressources humaines : demandes de congés en ligne pour les agents, vision consolidée de la présence des effectifs, données liées à la formation, parfois à la paie.
• La gestion des équipements : réservation de salles, gestion de la disponibilité du matériel…
• L’archivage documentaire : permettant aux élus, agents et parfois partenaires de retrouver des informations (compte-rendu, études, délibérations, parfois photothèques ou vidéothèques…).
• L’urbanisme et l’information géographique.
• Les outils d’animation interne et de mise en relation des agents de la communauté pour suivre les actualités internes, des petites annonces, des offres de covoiturage…

Un manque d'adhésion des usagers faute d'implication dans le projet

« La principale vocation des intranets-extranets est d’assurer une meilleure circulation de l’information et une collaboration améliorée au sein des équipes communautaires, parfois en lien avec les communes, indique l'étude. Il est attendu que la structure intercommunale gagne en efficacité et que le travail en équipe se renforce. »

Malheureusement, l'autre grand constat est le niveau d'utilisation jugé très décevant des outils mis en place. Principale raison invoquée pour expliquer cette situation, une analyse insuffisante des besoins des agents en amont du projet.

« Rarement interrogés sur leurs attentes, les futurs utilisateurs sont également souvent insuffisamment associés à la conception de l’outil », note l'étude. Le pilotage repose ainsi fréquemment sur la direction informatique ou la personne en charge de l’informatique ou des TIC, mais les autres services sont très peu associés durant la conception et la mise en œuvre.

Résultat : « les utilisateurs sont parfois déçus du contenu final et/ou ne découvrent l’impact de l’outil sur leurs modes de travail qu’à l’occasion de la livraison, créant de nombreuses résistances et une mauvaise appropriation », ajoute l'étude.

Des pistes pour favoriser l’appropriation

Rappelant donc que l’association des futurs usagers conditionne très fortement le succès des projets d'extranet/intranet, l'étude observe que les pratiques mises en place au sein des communautés afin de favoriser l'appropriation de ces outils sont de trois ordres :

• « mécanique » : l’intranet-extranet devient l'unique porte d’entrée des collaborateurs sur le système informatique au démarrage de l'ordinateur.
• « fonctionnel » : l’obligation de passer par l’intranet-extranet pour déposer, par exemple, des demandes de congés.
• « en coproduction » : la mobilisation des agents en amont de l’utilisation même du futur intranet-extranet. Avec notamment une limitation initiale des fonctionnalités à ce qui « apporte une forte valeur ajoutée pour la gestion de la collectivité et pour l’utilisateur ». Puis l'ajout de nouvelles fonctions lorsqu'une appropriation de l'outil est constatée.

Pour télécharger l'étude : Les projets numériques intercommunaux