Gestion des connaissances

Knowings ajoute un workflow à sa plate-forme de Social KM

Collaborative ECM, la plate-forme de gestion des connaissances de Knowings, simplifie la mise en place de circuits de publication. La dernière version 4.1 embarque un module de workflow, paramétrable par simple clic.

Jusqu'à présent, la définition d'étapes de validation empruntait des chemins plus ou moins détournés. Les cas les moins évidents nécessitaient même de faire appel à des consultants. Avec le workflow, les entreprises gagnent en autonomie et sont en mesure de mieux contrôler la diffusion d'informations.

Deux usages sont d'ores et déjà mis en pratique : intervenir a priori pour autoriser ou non la mise en ligne d'un document ou, a posteriori, pour lui coller une étiquette (approuvée, bonne pratique...). Ce dernier cas s'applique, en particulier, à la mise en ligne d'informations à caractère réglementaire.

Le paramétrage du workflow est suffisamment raffiné pour intégrer un expert dans la boucle de validation, même s'il n'est pas membre de la communauté dans laquelle un fichier doit être partagé. « Le rattachement d'un document à une taxonomie permet d'identifier les utilisateurs référents et de les solliciter en leur ouvrant des droits dynamiquement », détaille Patrick Michels, PDG de Knowings.

Workflow Knowings

Lorsque la création de communautés est libre, certaines sont ouvertes sans que les experts du domaine soient invités. Dans les grands comptes, ils ne sont pas toujours connus des animateurs de communauté.

Une republication plus ciblée

Outre le workflow, la version 6.1 de Collaborative ECM inclut quelques raffinements. L'un d'eux concerne la republication, un mécanisme servant à partager un document en dehors de sa communauté d'origine sans avoir à le dupliquer. Il est désormais possible de spécifier un espace particulier au sein de la communauté cible.

Un autre exemple est l'apparition de la notion de panier. Elle rassemble des documents pour lesquels ont été définis des relations entre eux. Celles-ci peuvent être de différentes natures, par exemple une traduction, une synthèse... . Ce développement a été mené pour répondre au besoin d'un client intervenant dans la formation qui souhaitait créer des liasses documentaires.

La capacité de Knowings à répondre aux attentes de ses clients est une force, mais elle constitue aussi une menace à terme pour la facilité de prise en main de l'outil. L'une des réponses envisagées par l'éditeur consiste à définir deux niveaux d'interface, dont l'une simplifiée pour les nouveaux venus.

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