Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

L'institut Boostzone présentait jeudi dernier les résultats de son enquête sur les annuaires d'entreprises intelligents. A cette occasion, des représentants de Dassault Systèmes, MMA et BNP Paribas étaient venus témoigner de leurs démarches respectives.

« Derrière un sujet apparemment aussi simple que l'annuaire d'entreprise, se dessine en fait quelque chose de beaucoup plus fondamental et stratégique, qui est de savoir si grâce à lui les entreprises peuvent construire un avantage compétitif », indiquait en introduction Dominique Turcq, président de Boostzone. « En gros, ajoutait-il, c'est revenir au connais-toi toi-même de Socrate, car pour avancer il faut se connaître. Or l'on se rend compte que les entreprises ne se connaissent pas elle-même. »

Pour preuve, l'annuaire le plus utilisé aujourd'hui serait celui du système de messagerie, puis celui de l'intranet. Autrement dit, des annuaires ne permettant d'accéder qu'à des informations très limitées sur les collaborateurs : téléphone, e-mail, localisation, voire place dans l'organigramme et photo.

Mettre le collaborateur au centre

Mais qu'est-ce qu'un annuaire intelligent ? L'enquête en dessine le portrait idéal à travers huit grands types de données qu'il peut contenir. En premier lieu, il apporte des informations de base sur le collaborateur : son nom, son prénom, son matricule, son adresse e-mail, sa localisation. Des données dites pivot, qui vont permettre à l'annuaire de s'interfacer avec d'autres applications, et qui ne sont pas modifiables par l'utilisateur.

Et c'est là une première rupture, car l'annuaire intelligent est d'abord un annuaire sur lequel le collaborateur a la main, qu'il va actualiser et enrichir lui-même. C'est vrai pour les autres types d'information qu'il peut contenir : données organisationnelles (ancienneté, liens hiérarchiques, langue...), données conversationnelles (statut de type micro-blogging), données riches et ludiques (photo, avatar...), expertise et intérêts (expérience, résumé de carrière...), activités en ligne (contributions sur les différentes plate-formes de l'entreprise ou externes...), et données sociales (collègues, communautés...). Enfin, l'annuaire peut aussi avoir une fonction prédictive, en proposant au collaborateur des personnes avec qui entrer en contact, des communautés à rejoindre, etc.

Une source de réactivité et de transversalité

Certes, comme l'indique l'enquête, il n'y a pas de solution unique d'annuaire interne intelligent. Mais s'il ne représente aujourd'hui que 21% des annuaires d'entreprise, ce taux devrait monter à 70% d'ici à cinq ans.

« Il est la clef de voute d'une entreprise qui se veut collaborative », déclarait Pascale Leclercq, directrice de la Planification stratégique de MMA. La mutuelle d'assurance, qui a lancé il y a quatre ans MM@cadémie, une plate-forme collaborative réunissant aujourd'hui quelque 2000 membres, vient ainsi d'ouvrir un chantier de travail sur l'annuaire intelligent.

« L'enjeu, c'est la connaissance, expliquait-elle. A la fois pour la conserver, identifier des jeunes talents, ou encore pour rapidement identifier qui sait quoi dans l'entreprise, et comment contacter la personne qui va pouvoir répondre à une question sur laquelle je ne suis pas expert. »

Chez BNP Paribas, un projet d'annuaire intelligent est lui déjà en cours, concernant les quelque 200 000 collaborateurs du groupe dans le monde. La banque dispose depuis une bonne dizaine d'année d'un annuaire de type Pages blanches qu'il fallait changer. « Mais l'idée d'un annuaire intelligent n'est pas tombée du ciel, racontait Bruno Lamouroux, responsable de projet Gestion de contenu et Web 2.0 à la direction du Knowledge Management. Elle est venue à la conjonction d'une double réflexion sur les outils collaboratifs et sur l'intranet. »

Avec la volonté de donner la main à l'utilisateur. Mais aussi de lui simplifier la vie : « Tous les outils collaboratifs contiennent une brique annuaire, remarquait-il. Le collaborateur se retrouve donc dans une situation où il doit un grand nombre de fois renseigner son profil. »

Autre objectif : favoriser la transversalité. En effet, dans un groupe de la taille de BNP Paribas, de nombreuses initiatives locales ou métiers existent. « Du coup, l'on se retrouve rapidement avec des cercles restreints de collaborateurs, ajoutait Bruno Lamouroux. Or, aujourd'hui, pour améliorer la compétitivité, il faut de la transversalité. »

Un ferment communautaire

« Axer l'annuaire sur le collaborateur, c'est bien. Mais l'axer sur les communautés, c'est encore mieux », insistait quant à lui Tarik Lebtahi, responsable Communautés et Médias sociaux chez Dassault Systèmes. La plate-forme collaborative deployée par l'entreprise pour ses 10 000 collaborateurs intègre déjà un annuaire intelligent.

« C'est un référentiel dynamique qui donne la vraie photographie de l'entreprise, et qui permet donc de la redécouvrir, de la recréer, défendait-il. Mais il doit être un mix entre l'individuel, le collaboratif et le collectif, car c'est à travers les communautés que les talents et les expertises des collaborateurs se démultiplient. »

« L'annuaire intelligent ne redessine pas à lui tout seul l'entreprise, abondait Pascale Leclercq de MMA. Il faut lui associer les pratiques collaboratives, les communautés. »

L'étude menée par Boostzone est en vente sur le site de l'institut : Les annuaires internes deviennent intelligents.
Elle est commercialisée en version individuelle (300 €) et en version intranet (900 €). Elle sera disponible en anglais à compter du 31 janvier.