Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

Quand l'Etablissement public de sécurité ferroviaire (EPSF) a décidé de mettre en place un projet de Records Management, il a opté pour une association de deux logiciels : la gestion de contenu de Knowings et Sparks Archive de Klee Group.

L'entreprise a présenté ce matin son projet Archidoc, actuellement en cours de déploiement, lors d'une conférence à laquelle participait les deux éditeurs (Klee Group assure également l'intégration) ainsi que Bureau Van Dijk. Le cabinet de conseil a accompagné l'entreprise l'entreprise dans la définition de ses besoins et la sélection des outils.

Lucene présent dans Knowings et Sparks Archive

Le choix opéré par l'EPSF découle de la volonté de disposer d'une solution d'archivage spécialisée, capable de gérer aussi bien les archives électroniques que physiques. L'essentiel des documents que l'EPSF reçoit de ses partenaires et qu'il doit conserver sont en effet au format papier. Il avait dans le même temps besoin de s'équiper d'une gestion électronique de documents.

De plus, les deux outils devaient être suffisamment souples pour s'adapter au vocabulaire de l'entreprise, et non l'inverse. A titre d'exemple, le terme versement a été abandonné au profit de transfert.

L'intégration se fait au travers du moteur de recherche Lucene, qui équipe déjà en standard les deux briques logicielles. Un collaborateur peut ainsi lancer une requête qui interroge à la fois le référentiel Alfresco, sur lequel s'appuie Knowings, et la base de données Oracle de Sparks Archive, qui stocke les méta-données associées aux archives physiques. L'archivage électronique n'a pas encore été mis en place.

Un plan de classement commun aux deux briques

Les collaborateurs bénéficient également des fonctions de recherche par facettes et ils peuvent interroger les deux logiciels en fonction de méta-données techniques (plages de dates, auteurs...), de concepts associés aux documents et du plan de classement. « Un des fondements du projet est de disposer du même plan de classement pour la GED et pour le référentiel de conservation », souligne Catherine Bardy, secrétaire générale de l'EPSF.

D'où l'importance pour l'entreprise d'amener les collaborateurs à renseigner les méta-données et à bien classer les documents. Pour ce faire, elle a préféré miser sur la communication et la formation plutot que sur la contrainte. Seuls quelques champs sont obligatoires lors de l'enrgistrement. Pour passer son message, l'EPSF peut s'appuyer sur le réseau qu'elle a créé avec des relais dans les différents services.

Demain, quand l'archivage électronique sera activé (la démarche sera progressive, seuls quelques services y passeront dans un premier temps), la recherche plein texte s'appliquera aussi bien aux documents stockés dans la gestion de contenu que dans le système d'archives. La recherche couvrira alors le cycle de vie complet des documents.