Management

Zero mail, la partie immergée du programme de transformation d'Atos Origin

Le plus intéressant dans la campagne de communication zéro mail d'Atos Origin n'est pas tant l'objectif annoncé que le cheminement suivi par la société de services et le dispositif mis en place pour amener les 75 000 salariés à travailler autrement.

Lors d'une intervention la semaine dernière à la Cantine à l'occasion du lancement du livre « Le réseau social d'entreprise », Jacques Cosnefroy, senior vice-président transformation d'Atos Origin, est revenu sur la genèse du projet zéro mail.

En préambule, il rappelait que l'arrivée des réseaux sociaux d'entreprise est une révolution aussi importante que celle de la messagerie en son temps. Il connaît bien le sujet pour avoir participé au début des années 90 au déploiement de la messagerie chez Schlumberger. Douce ironie, 20 ans plus tard, il est amené à canaliser l'usage du courriel. 

Un slogan tapageur, mais une approche pragmatique

L'année dernière, Thierry Breton a initié un ambitieux programme de transformation, Well Being@Work (wb@w). Ce dernier, en cours de déploiement, vise à imaginer de nouvelles façons de travailler et à rendre la société de services plus attractive auprès des jeunes diplômés. Des communautés et un comité scientifique avaient été constitués pour réfléchir à ses différentes facettes (organisationnelles, techniques....) 

Well Being@Work Atos Origin

 

Même si l'entreprise ne disposait pas d'un réseau social d'entreprise, les participants à ces communautés ont réussi à échanger avec les outils existants, sans recourir aux courriers électroniques. C'est ainsi qu'est né l'objectif zéro mail. « Ce n'est pas un projet arrivé comme cela, mais le résultat d'une démarche réfléchie », rappelle Jacques Cosnefroy.

Le wiki et la gestion de contenu, des outils sous-exploités

Parmi les outils à leur disposition, les membres des communautés ont pu s'appuyer sur un wiki, d'origine Confluence. Il est d'ailleurs utilisé par 15 000 des 50 000 salariés d'Atos Origin (auxquels s'ajoutent 25 000 qui viennent de la division informatique de Siemens). Un taux étonnant qui ne satisfait pas pour autant le SVP transformation. Un programme de formation a été lancé en vue de former 3 000 chefs de projet aux atouts d'un wiki. 

La plate-forme Livelink, avec ses 3 To de données, constitue une formidable base de connaissance, rendue plus accessible depuis la mise en place du moteur de recherche de Sinequa. Là encore, Jacques Cosnefroy déplore toutefois sa sous-utilisation.

Comme dans la plupart des entreprises, les employés d'Atos Origin continuent de s'envoyer des courriers électroniques avec des pièces jointes parfois volumineuses. La bonne façon de faire est bien connue, mais l'évolution des pratiques nécessite formation et argumentation. « Un utilisateur ne déposera pas sa présentation dans Livelink s'il ne comprend pourquoi », observe Jacques Cosnefroy. Et s'il n'y trouve pas son intérêt, serait-on tenter d'ajouter. 

Repenser les processus liés à des tâches de la vie courante d'un salarié

L'accompagnement au changement mis en place par Atos Origign ciblera également quelques-uns des processus de la vie courante d'un salarié. « Les échanges pour les départs en vacances, à l'échelle d'un groupe de 50 000 personnes, génèrent un million de mails par an », précise le SVP Transformation. Et c'est la même chose pour les retours de voyage.

L'idée est de supprimer tous ces courriers électroniques relatifs à ces deux tâches pour afficher les informations sur le futur mur du portail MyAtos. « C'est un gros changement culturel que d'amener les individus à passer du push au pull », poursuit-il. 

En attendant que le changement culturel porte ses fruits, Atos Origin a constaté une réduction du nombre de courriers électroniques suite à la mise en place d'Office Communication Server. Une partie des échanges est notamment prise en charge par la messagerie instantanée.

La prochaine étape : le réseau social 

La diminution des mails passera aussi par les réseaux sociaux, l'un des sous-programmes de Well Being@Work. Pour recenser les usages de cette nouvelle famille de logiciels, la société de services a constitué un groupe de 30 personnes qui a travaillé sur le sujet pendant 2 semaines. 

Exceptionnellement, ils ont pu se servir d'un outil non autorisé par l'informatique de l'entreprise : le réseau social Yammer. Jacques Cosnefroy l'a fait sciemment, persuadé que si le service informatique a un rôle indispensable à jouer, la roadmap définie sera fortement influencée par les nouveaux usages définis par les salariés. 

Dans plusieurs entreprises, Yammer, lancé de manière non officielle mais sous l'oeil bienveillant de la direction, a finalement débouché sur la mise en place d'un réseau social. Ce fut le cas ainsi chez Alcatel-Lucent ou chez Devoteam.  

 

 

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