Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

Depuis des décennies, les directions informatiques parlent de travail collaboratif, de groupware. Au début des années 90, Lotus Notes, repris depuis par IBM, avait indiqué le chemin à suivre avec une solution très innovante pour l'époque. Malgré leurs qualités, les outils collaboratifs n'ont pas réussi à se diffuser massivement dans le monde professionnel.

2004 : Mark Zuckerberg est admis à la HBS, Harvard Business Cloud. Le trombinoscope (facebook en anglais) de cette université est encore en mode papier. Il crée immédiatement une entreprise, Facebook, qui s'appuie sur les technologies du web et reste, pendant 3 ans, réservée aux étudiants ; il faut une adresse e-mail en .edu pour y accéder. L'ouverture au grand public a lieu en septembre 2006. Fin 2009, plus de 350 millions de personnes ont un profil sur Facebook, dont 15 millions de Français.

Echec dans le monde professionnel, succès fulgurant dans le grand public : comment expliquer ce décalage ? Peut-on en retirer des enseignements et trouver des réponses à la question que se posent tous les responsables d'entreprise : Comment créer une véritable culture collaborative dans mon entreprise ? Avec quels outils ?

Pas de succès possible sans le cloud

Les grandes évolutions de l'informatique au cours de ces dix dernières années, 2000 - 2010, fournissent des éléments de réponse :

- L'innovation a déserté le monde de l'entreprise ; toutes les solutions technologiques qui réussissent se déploient en priorité dans le grand public.

- Il y avait, fin 2009, 1 800 millions d'internautes et 4 600 millions d'utilisateurs de téléphones mobiles.

- Tous les outils collaboratifs, qui permettent à ces internautes de partager des contenus, sont utilisés majoritairement dans le grand public. Ils ont pour noms Facebook, Twitter, Picasa, YouTube, Gmail ou Wikipedia.

- Tous ces outils sont hébergés sur des infrastructures « Cloud Computing » publics, sont accessibles depuis tout objet équipé d'un navigateur, que ce soit un PC, un macintosh, un netbook ou un smarphone, et via des réseaux rapides, filaires et sans fil, le Mbit/s étant un minimum raisonnable pour y accéder. Ils sont hébergés dans des centres de calcul industriels. Facebook utilise plus de 40 000 serveurs et Google plus de 1,5 million de serveurs.

Cette analyse, objective, des succès dans le grand public et de l'echec dans les entreprises du travail collaboratif, permet de répondre simplement à la question posée : il n'y a de succès possible pour les solutions collaboratives professionnelles que… sur le Cloud !

Participatique : les concepts clefs

J’avais, il y a plus de 30 ans, proposé le néologisme « bureautique » pour traduire l’expression américaine « office automation ». Je propose aujourd’hui d’utiliser « participatique » pour traduire « social computing», qui est devenue l’expression la plus utilisée en anglais pour référencer les usages d’outils collaboratifs.

Tous les outils de participatique ont des caractéristiques communes :
- Ils sont universels et peuvent être utilisés dans tout pays, tout secteur d'activité, toute fonction dans l'entreprise, toute taille d'entreprise.
- Ils permettent, nativement, de "participer", de contribuer, de créer du contenu.
-Ils sont accessibles 24h/24, de n’importe où sur tout objet équipé d’un navigateur.
- Ils sont disponibles sur le "Cloud", en mode SaaS, Software as a Service.

Les outils participatiques essentiels sont peu nombreux. Pour les dirigeants, il est facile de faire la liste des outils à mettre à disposition de leurs collaborateurs ; il suffit de choisir ceux qui sont... massivement diffusés dans le grand public !

En pratique les principaux outils participatiques actuels sont :
- La bureautique 2.0 ; la participatique est un sur-ensemble de la bureautique, c'est de la bureautique +. Google Apps est aujourd’hui un représentant emblématique de cette famille.
- Les communications synchrones, chat et vidéo chat.
- Les blogs et microblogs (Tweeter).
- Les wikis.
- Les pages d'accueil personnalisées : Netvibes, iGoogle...
- Les réseaux sociaux : LinkedIn, Viadeo, Facebook ...

Privilégier les outils qui ont faire leurs preuves dans le grand public

Comme je l'écris dans la première partie de ce texte, les usages collaboratifs restent encore confidentiels dans l’immense majorité des entreprises, quelles que soient leurs tailles ou leurs secteurs d’activité.

Je résume les conditions nécessaires, mais non suffisantes d’une éventuelle réussite de la participatique :

- Privilégier les outils qui ont fait leur preuve dans le grand public.

- Choisir uniquement des solutions «Cloud Computing» en mode SaaS.

- Accepter le fait que tous les essais de participatique, réalisés à l’abri d’un pare-feu, en intranet, sont et seront toujours vouées à l’échec. La masse critique ne sera jamais atteinte, même dans les plus grandes entreprises. Twitter en intranet ? Sérieusement ?

- Ne pas laisser les contraintes de sécurité « empoisonner » les décisions. Il est tout à fait possible d’utiliser les outils grand public avec le niveau de sécurité suffisant. De nombreux fournisseurs vont essayer de vous convaincre du contraire, ne les écoutez pas !

Réussir l’acculturation des outils de participatique

La mise en œuvre technique de ces outils n'est que la première étape, la plus facile, la plus évidente du processus de passage à la participatique. Reste le plus dur, mais le plus passionnant : préparer tous vos collaborateurs à de nouveaux modes de travail, à utiliser efficacement les nouveaux outils collaboratifs mis à leur disposition. Ce sont des questions complexes qui feront l'objet d'une... prochaine chronique !