Collaboration numérique : des voies sans issue

« On ne forme pas à un intranet collaboratif ni à une Digital Workplace, déclarait récemment une chef de projet. S'il y a besoin de formation, c'est que quelque chose ne s'est pas bien passé », précisait-elle.

Un homologue à elle, membre d'une autre organisation, abondait dans le même sens. Mais le ton était plus hésitant. « Ce n'est pas tant la formation, tentait-il, mais quand les personnes ne sont pas formées, elles ne connaissent pas les possibilités de l'outil. Et, comme elles ne sont pas forcément très curieuses, la plate-forme reste sous-utilisée. »

Quand on ne forme pas les collaborateurs aux outils, l'on cherche alors au moins à promouvoir ces derniers. L'on communique sur leur existence, leurs fonctionnalités, voire sur leurs premiers usages dans l'entreprise.

« L'on essaye d'amener du nouveau, en faisant des focus sur ce que permet la plate-forme, on fait témoigner les collaborateurs qui l'utilisent sur les bénéfices qu'ils en retirent », reprenait ainsi le deuxième chef de projet.

Quant à son homologue, elle précisait que, lors de la création d'un espace collaboratif, elle en profitait pour suggérer l'intégration d'un calendrier, d'un forum... « Souvent, ils sont trop conçus comme des espaces de ressources documentaires, reconnaissait-elle. Mais quand ils disposent d'un forum, les freins sont plus importants. Pour amener les collaborateurs à oser contribuer, c'est un chantier qui demande beaucoup de temps », confiait-elle.

Se projeter tout de suite dans de nouveaux usages

« L'accompagnement classique part du principe qu'une fois promues les capacités de l'outil et les collaborateurs formés, ces derniers l'utiliseront. Mais le constat est que ce principe n'est pas vrai, tranche Arnaud Rayrole, le dirigeant du cabinet de conseil Lecko. Les utilisateurs qui tirent vraiment des bénéfices de la collaboration ne sont pas ceux qui ont été formés et l'information ou la formation n'ont pas été déterminantes dans leur adoption de l'outil. »

Le dirigeant conseille, lui, de s'inspirer plutôt des principes du Lean Start up, de l'intrapreneuriat ou du Do It Yourself, en misant sur la frange d'opérationnels qui, dans toute organisation, se révèlent en capacité d'entraîner leurs collègues dans l'adoption de l'outil, dans le changement de leurs habitudes et usages.

La promotion et la formation ne sont cependant pas les seules voies sans issue en matière de collaboration numérique, comme le constate la nouvelle édition de l’Etat de l'art de la transformation interne des organisations, l'étude annuelle réalisée par le même cabinet Lecko, à laquelle nous consacrons cette semaine un article.

Ceux qui envisagent le déploiement d'un nouvel outil collaboratif comme un préalable à la transformation font ainsi fausse route, révèle l'étude. « Pour se transformer, il faut se projeter tout de suite dans de nouveaux usages, profiter de la fenêtre d'opportunité qu'ouvre le déploiement de l'outil, car, ensuite, il est trop tard », alerte Arnaud Rayrole.

A ce moment, il arrive par exemple aux groupes des chatops ce qu'il arrive aux espaces collaboratifs des intranets ou aux communautés des réseaux sociaux d'entreprise, ils se transforment en simple espace d'échange de référentiel documentaire, les conversations se font ailleurs. Et le temps ne fait donc plus rien à l'affaire.

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