E-mail et collaboratif, une histoire sans fin ?

« Oui ! Il est possible aujourd'hui d'être email-free ! », s'enthousiasme Miguel Membrado dans un récent billet. La fin de l'e-mail, vraiment ? Non, pas tout à fait : « Email-free au moins dans le fonctionnement interne d'un groupe de travail », précise-t-il.

Pour le fondateur et PDG de Kimind, les outils conversationnels de type micro-blogging ont en effet changé la donne. Grâce à eux, il est désormais possible de discuter autour d'un document présent dans une suite bureautique collaborative en ligne, ou dans un wiki, et donc d'en finir avec les échanges par e-mail.

Plus besoin de se battre contre les utilisateurs pour qu'ils abandonnent leur mauvaise pratique de la pièce jointe à l'e-mail au profit d'un lien pointant vers le document stocké dans un espace centralisé. Il suffit de changer d'outil.

Miguel Membrado évoque d'ailleurs le cas de deux entreprises où des groupes projet ont franchi le pas : « En fait, la rupture a été visible lorsque d’autres utilisateurs de ces groupes, qui eux n’avaient pas encore franchi ce pas, sont revenus à la charge en disant qu’ils avaient envoyé un e-mail auquel il n’avait pas été répondu, écrit-il. Eh oui… les boîtes aux lettres n’étaient plus consultées, puisque les discussions entre les membres des projets étaient maintenant toutes produites et centralisées dans l’outil conversationnel partagé. » Il n'est cependant pas dit si cette stratégie du fait accompli avait finalement entraîné l'adhésion des utilisateurs retardataires...

Bien sûr, toutes les entreprises n'en sont pas au micro-blogging. Et toutes ne recourent pas non plus à des méthodes aussi « radicales ». Pol Evlard, le DSI de Malakoff Médéric, nous racontait ainsi que, conscient de la difficulté d'amener les utilisateurs à se défaire de leurs vieilles habitudes, il avait abordé la question de manière différente.

S'il a bien forcé un premier cercle d'employés à passer d'Outlook à Gmail, ceux-ci n'avaient aucune obligation de travailler avec Google Apps, pourtant mis à leur disposition. « Nous avons fait le pari que le travail collaboratif allait rapidement entraîner les utilisateurs à passer par la plate-forme de Google », expliquait-il. Résultat : Google Sites, le wiki de Google, a été largement adopté. « Je n'envoie plus d'e-mails », déclarait même une utilisatrice auto-convertie aux documents partagés de Google Doc.

« Si les courriels ont été supprimés à la DSI, alors Bravo ! »

Quant à Christophe Capon, le DSI de Vilogia, c'est à son service (une trentaine de personnes) qu'il a fait abandonner l'e-mail pour communiquer sur les projets, au profit d'un blog. Les collaborateurs des autres services étant donc informés via un fil RSS, pour peu d'y être abonnés, bien sûr.

Le résultat a impressionné Frédéric Charles, le responsable Stratégie & Gouvernance du SI de la Lyonnaise des Eaux : « Si les courriels ont été supprimés à la DSI, alors Bravo ! s'exclame-t-il dans un commentaire à l'article que nous avons consacré à Vilogia. Cela fait 10 mois que l'on essaye sur une petite équipe, avec gestion documentaire et réseau social à l'appui, on s'en rapproche fortement, mais on est loin du compte sur une DSI entière », ajoute-t-il.

« Nous en sommes au tout début, lui répond Philippe Capon. Nous avons environ 1000 utilisateurs qui ne sont pas encore complètement "convertis". L'objectif majeur reste surtout d'éviter les pièces jointes attachées "en dur" dans les mails mais plutôt stockées dans Nuxeo, puis transmises sous forme de lien uniquement... »

Confronté à la même problématique, Crédit Logement (l'un de nos retours d'expérience de la semaine) fait en ce moment plancher un cabinet de conseil plutôt fin connaisseur des outils conversationnels pour lui apporter une solution. Il sera intéressant de connaître la préconisation de ce cabinet, par ailleurs adepte des solutions douces.

En attendant, une autre option mérite dêtre signalée : la stratégie de contournement. C'est le choix qu'a fait Air Liquide pour son projet H2E. Plutôt que d'imposer une plate-forme collaborative à ses 150 participants, il leur permet de continuer à échanger par e-mails. Ces derniers sont rapatriés avec leurs pièces jointes dans un référentiel Sharepoint, cartographiés avec MindUp, puis mis à disposition de tous.

Alors, e-mail et collaboratif, une histoire sans fin ?

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