Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

A quoi vous sert un espace collaboratif ? D'abord à travailler en mode projet, répondent 85 % des professionnels interrogés par le cabinet Arctus pour l'édition 2019 de son enquête Flash « Usages et perception des espaces collaboratifs en ligne », publiée le 17 décembre dernier.

Si cette prédominance des espaces projet n'est pas une surprise – ils constituent en général l'un des ingrédients de base d'un projet de plate-forme collaborative –, l'enquête montre aussi que les usages sont en réalité assez bien distribués.

Ils sont ainsi 79 % à déclarer utiliser les espaces collaboratifs pour interagir avec des collègues de leur direction ou service, 74 % pour échanger sur des problématiques transverses, 71 % pour interagir avec l'ensemble de l'organisation.

Une bonne diversité d'usages qui s'explique sans doute par le profil des 285 personnes interrogées : 53 % utilisent des espaces collaboratifs depuis plus de deux ans et 24 % depuis entre 1 et 2 ans.

Ce niveau de maturité se retrouve sur le plan documentaire, où la co-production de documents est revendiquée par 66 % des interrogés, juste derrière le simple partage documentaire (75%). Un résultat plutôt bon.

Et il s'exprime aussi à travers le niveau d'appropriation des fils de discussion et la diversité de leurs usages : 66 % des interrogés s'en servent pour poser des questions, 64 % pour interagir autour d'un document, 59 % pour soumettre des idées, 58 % pour publier de la veille ou des ressources et 54 % pour partager des bonnes pratiques.

Les services applicatifs à la traîne

Entre le partage documentaire et les fils de discussion, le cœur des interrogés bat clairement pour le premier. Ils sont 95 % à juger cette fonction utile (58 % très utile), contre 89 % pour la seconde (41 % très utile).

Mais fait intéressant, au sein de leur organisation, les usages conversationnels devancent légèrement le partage documentaire. Les interrogés sont ainsi 60 % à estimer que les premiers sont répandus (15 % très répandus) dans les espaces collaboratifs, contre 59 % pour le second (10 % très répandu).

En revanche, côté services applicatifs disponibles dans les espaces collaboratifs, l'adoption apparaît de toute évidence à la traîne. Si les agendas partagés figurent sans surprise en tête et sont largement utilisés par les interrogés (73 %), les autres fonctions ne bénéficient pas du même engouement.

Seuls 53 % recourent ainsi à des sondages-enquêtes ou à des réunions en ligne, 48 % à des bloc-notes, wiki ou tableau blanc, 23 % à de la gestion de workflow et des applications métier, 10 % à un chatbot pour  rechercher et partager de l'information.

Un déficit d'adoption d'ailleurs emblématique pour ce qui concerne la gestion de tâches ou de projet, utilisée par seulement 54 % des interrogés, alors que le travail en mode projet constitue pourtant le principal usage déclaré des espaces collaboratifs.

Conséquence, seuls 47 % estiment que ces derniers améliorent la coordination de projet. Pour la majorité (75%), leur premier bénéfice reste d'améliorer le partage des informations.