La gouvernance de l'information tirée par le collaboratif

La gestion de l'information numérique continue de progresser dans les organisations. En 2022, elles sont 60 % à avoir mis en place une gouvernance de l'information, 20 % de manière globale, 39,5 % de manière partielle (pour certains documents ou départements), nous apprend la 11e édition du baromètre réalisé sur le sujet par Serda Conseil.

C'est deux points de plus par rapport à 2021, mais la tendance est amenée à s'accélérer, puisque 16 % des organisations interrogées déclarent avoir prévu un tel projet pour cette année et 6 % sur la période 2023-2024.

L'accès et le partage de l'information et des connaissances reste le principal enjeu des projets de gouvernance, cité par 83 % des organisations. Le rapport révèle cependant que la définition de règles et processus en matière documentaire monte en puissance, à 53 %, soit 11 points de plus en deux ans.

Le reflet d'une plus grande maturité en termes de gouvernance de l'information, mais aussi d'attentes de plus en plus opérationnelles.

En matière d'accès à l'information, la première priorité reste d'offrir à l'utilisateur un point d'accès unique aux données, cité par 51 %, suivi de réduire le nombre d'applications existantes (16 %), puis de permettre un accès à l'information en mobilité (13 %%).

Côté attentes, le trio de tête des problématiques à résoudre reste inchangé. Le volume d'informations et de documents internes à gérer est en tête (74 %) et s'accentue même, puisqu'il gagne 3 points en un an.

Derrière, la perte de temps liée à la recherche d'information pointe à 65 %. Et là non plus, ça ne s'arrange pas : c'est 6 points de plus qu'en 2021.

En revanche, en troisième position, l'éparpillement des solutions de gestion de contenu (ECM, réseau social d'entreprise, GED, etc.) reste  stable, à 49 %.

Le portail domine

Autre grand constat du baromètre, la progression de la gouvernance de l'information est tirée par les projets liés aux fonctions collaboratives d'élaboration et de partage de documents.

Les organisations sont 44 % à avoir réalisé un tel projet et 50 % en ont engagé un ou prévoient de le faire.

Côté outillage, les portails sont en forte hausse à 38 % de réalisés, soit 15 points de plus en un an. Et la tendance va se poursuivre, 34 % des organisations ayant un projet engagé ou prévu.

Derrière, la Digital Workplace progresse de 7 points à 18 % de réalisés (28 % engagé/prévu), suivi du réseau social d'entreprise, avec des projets réalisés aussi en hausse de 7 points, à 15 % (30 % engagé/prévu).

Quant aux projets de plates-formes de veille, ils ne progressent que de 3 points (18%), mais 31 % des organisations en ont engagé un ou prévoir de le faire.

Enfin, l'une des surprises du baromètre concerne le Knowledge Management. Si, aujourd'hui, les projets réalisés pour mettre en place des fonctions de gestion de la connaissance ne concernent que 9 % des organisations, 50 % en ont engagé ou prévu un. Un véritable retour en force.

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