Le numérique accélère, pas la transformation des modes de travail

Le fait est suffisamment significatif pour être relevé : en 2020, la place de l'e-mail au sein des entreprises s'est réduite, montre un sondage réalisé par Yougov pour la nouvelle édition de l’Etat de l'art de la transformation interne des organisations du cabinet Lecko. Il a été mené auprès d'un échantillon représentatif de 1 007 personnes d'organisations de plus de 500 salariés.

Il y a un an, les sondés étaient 84 % à déclarer que l'e-mail constituait leur principal moyen de communication et de collaboration. En 2021, ils ne sont plus que 71 %.

Dans le trio de tête, vient ensuite la visioconférence (51%), dont le déploiement s'est accéléré avec la crise sanitaire. Puis les messageries instantanées grand public, en particulier WhatsApp, toujours utilisées par 41 % des répondants.

Quant aux solutions de collaboration, elles figurent dans la liste des principaux outils d'un tiers des sondés, qu'il s'agisse des espaces collaboratifs (33%) d'une messagerie d'équipe, d'un réseau social d'entreprise ou d'une solution de partage de documents, ou bien d'une Digital Workplace (29%).

Beaucoup de Teams, peu de conversations

La diminution de la place de l'e-mail doit cependant être prise avec des pincettes. D'abord, le sondage montre que ce dernier reste très largement dominant. Ensuite et surtout, les analyses d'usage réalisées par Lecko chez ses clients révèlent qu'il prend au contraire de plus en plus d'ampleur...

L'exemple d'une entreprise de plus de 10 000 salariés, pourtant dotée de Teams, la messagerie d'équipe de Microsoft, illustre cette spirale infernale. En deux ans, le nombre d'e-mails internes y a doublé de manière régulière, passant de 80 000 à 160 000.

Autre exemple, celui des échanges au sein d'une équipe, montrant que les messages publiés sur Teams restent environ de 3 à 5 fois moins nombreux que les e-mails envoyés. Ces derniers se sont notamment envolés pendant le confinement, quand les messages sur Teams restaient, eux, globalement stables.

« Teams est devenu l'outil dominant dans les grandes entreprises pour la visioconférence, commente Arnaud Rayrole, le dirigeant de Lecko. Mais la dimension espace d'équipe n'est pas utilisée comme elle le devrait. Elle sert encore surtout à partager de l'information froide. Pour converser librement, le canal principal reste l'e-mail, voire WhatsApp », souligne-t-il.

Des réunions toujours plus nombreuses, inutiles et inefficaces

De fait, cette dynamique des usages révèle surtout que la montée en puissance des déploiements de solutions collaboratives continue de difficilement s'accompagner d'une transformation des pratiques de travail des équipes.

Le phénomène est particulièrement perceptible également sur le sujet des réunions. La précédente étude de Lecko avait déjà pointé combien, en facilitant leur organisation, les outils collaboratifs avaient accru leur nombre. Le phénomène s'est encore amplifié cette année, avec la crise sanitaire.

Les salariés se sont vus enchaîner les réunions en visioconférence, souvent sans temps de respiration entre elles, parfois en devant en quitter une avant sa conclusion pour assister à une autre. Pour simplement informer des collègues ou avoir leur retour sur un sujet, l'on bloque un créneau dans leur agenda.

« Le sentiment que les réunions sont moins utiles et moins efficaces a augmenté en conséquence, remarque Arnaud Rayrole. Préparation comprise, le temps de réunion représente un mi-temps. Cette situation montre à quel point repenser les modes d'échanges synchrones en équipe est nécessaire », décrypte-t-il.

Le réseau social d'entreprise en forme

Finalement, si l'année 2020 a connu une accélération du déploiement des solutions facilitant le travail à distance, l'obligation de questionner les modes de travail reste dans la majorité des cas entière.

Rien de vraiment neuf en la matière, pourra-t-on regretter. Une bonne nouvelle tout de même : le suivi des usages réalisé par Lecko montre que les réseaux sociaux d'entreprise ont bien tiré leur épingle du jeu en cette période de travail à distance. L'engagement sur ces plates-formes a ainsi continuer de croître, en termes de nombre de messages comme d'utilisateurs.

« Ce n'est pas très étonnant, relève Arnaud Rayrole. C'est l'outil idéal pour garder le contact avec ses pairs, s'entraider, faire circuler l'information autrement que par le canal managérial. »

De son côté, le sondage Yougov montre que, dans le cadre du télétravail imposé par la crise sanitaire, 21 % des salariés ont dû déployer des efforts supplémentaires pour pouvoir discuter avec leurs collègues ou simplement rester en lien avec eux. En revanche, ils ne sont que 8 % à avoir dû le faire pour mobiliser leur supérieur ou manager.

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