Les usages collaboratifs à la traîne de la transformation numérique

La fracture numérique n'existe plus : 91 % des collaborateurs des entreprises de plus de 5000 employés se sentent à l'aise avec le digital et le rapport à ce dernier tend à s'uniformiser sur l'ensemble des classes d'âge.

Ce constat positif est l'un des enseignements d'une enquête menée par YouGov pour le compte du cabinet de conseil Lecko, à l'occasion de la publication du tome 12 de son « état de l'art de la transformation interne », étude à laquelle nous consacrons cette semaine un article.

Pour les interrogés, le numérique apporte de nombreux bénéfices, au premier rang desquels figurent une plus grande facilité pour accéder à l'information (76%) et une meilleure efficacité dans la coordination des activités (70%).

Mais ils sont aussi une majorité à constater que le numérique facilite leur rapport à leurs collègues, le travail en mobilité, qu'il améliore leur bien-être au travail, l'efficacité des réunions et, même, qu'il leur apporte des opportunités professionnelles.

Les messageries opérationnelles d'équipe délaissées

Un tableau idyllique. Ou qui le serait si l'enquête YouGov ne révélait aussi un faible développement des usages collaboratifs au sein des entreprises.

Alors que ces dernières ont déployé de nouveaux environnement de travail à base de stockage et partage de fichiers en ligne (Drive), de messagerie opérationnelle d'équipe, de gestion de tâches en mode Kanban, etc., l'ancrage de ces outils reste très faible au regard de l'e-mail ou d'outils grands publics comme WhatsApp ou Facebook, notent les analystes de Lecko.

Et si la fracture numérique n'existe plus globalement dans ces entreprises de plus de 5000 salariés, sur le plan des usages collaboratifs, l'enquête montre, en revanche, un écart significatif entre les managers et les non-managers.

Les premiers sont, par exemple, seulement 14 % à utiliser Teams, la messagerie opérationnelle de Microsoft. Mais l'usage tombe à 5 % chez les seconds.

Slack n'est pas logé à meilleure enseigne, avec une utilisation de 5 % par les managers et de 1 % par les non-managers. Seul le Drive sauve un peu les meubles : il est utilisé par 25 % des managers et par 15 % des non-managers.

Une absence de transformation des pratiques de travail cauchemardesque

De manière générale, seulement 7 % des interrogés indiquent utiliser les nouveaux outils numériques : messagerie d'équipe, réseau social d'entreprise, gestion de tâches Kanban, etc.

Un taux très bas qu'il faudrait certes corriger, puisque l'étude signale que 31 % des sondés n'utilisent pas d'outils collaboratifs. Mais, dans le même temps, ils sont tout de même 40 % à se servir de la messagerie et de Facebook et 33 % de WhatsApp.

Comment expliquer ce déficit d'usage dans un contexte pourtant propice au numérique ? Par l'absence de transformation de l'organisation et des pratiques managériales en phase avec ces nouveaux outils, explique le cabinet Lecko.

Résultat, le tableau idyllique se métamorphose en cauchemar. La précédente édition de l'état de l'art de la transformation interne le signalait déjà, notamment à travers l'inflation de réunions engendrée par la facilité de les planifier grâce aux agendas partagés.

L'enquête YouGov montre que 1/3 des salariés interrogés sont aujourd'hui en attente de réunions moins nombreuses et plus efficaces.

Autre exemple, le partage de l'information, dont 46 % des interrogés attendent qu'il s'améliore, face à une situation de chaos documentaire due à la facilité de partager des documents ou, encore, à l'émiettement des canaux d'échanges entre mails, chat privé et messagerie d'équipe.

Last but not least, le cabinet Lecko pointe aussi la responsabilité des éditeurs de logiciels dans ce cauchemar numérique : « Chaque micro-action d’un utilisateur sur une plate-forme est devenue prétexte à créer un “événement” justifant une “alerte” auprès des autres utilisateurs, notent ainsi les auteurs de l'étude. Les outils sont conçus pour encourager constamment à consulter ses apps au détriment de la concentration et de l’efficacité », soulignent-ils.

Des usages collaboratifs qui ne décollent pas, mais des utilisateurs pourtant les yeux rivés sur leurs écrans : le cocktail final n'est guère rassurant.

Télécharger l'étude du cabinet Lecko : Etat de l'art de la transformation interne des organisations

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