L'organisation plus chronophage que le mail

Elles ne sont pas si nombreuses les études menées par les entreprises elles-mêmes concernant l'efficacité de leurs collaborateurs. La plupart sont conduites ou sponsorisées par des fournisseurs et avancent des promesses de gains qui laissent songeurs.

Saluons donc l'initiative de Cop-1. La communauté de responsables gestion des connaissances et collaboration a mené au cœur de l'été une enquête en ligne sur les causes de perte de temps et d'efficacité.

Le panel interrogé, 294 répondants de 24 entreprises (SNCF, Keolis, Lafarge, Bouygues Construction, Schneider Electric...), n'est pas suffisamment important pour faire des analyses croisées dans tous les sens, mais il donne un ressenti du terrain. 

Première surprise, le bilan est assez contrasté selon les entreprises. Les sources de pertes de temps sont multiples et concourent à faire grimper le niveau d'irritation. Dans le même temps, les réponses des participants montrent qu'ils connaissent mal les dispositifs qui existent dans leur entreprise : base de retours d'expérience, aides en ligne, descriptifs de bonnes pratiques... 

Ce qui fait dire à Pierre Prével, animateur du club Cop-1, que l'enjeu est moins une problématique d'équipement que d'adoption et d'accompagnement. C'est à la fois une bonne nouvelle et une mauvaise. Une partie du chemin a, certes, été faite, mais les freins au partage de l'information semblent avoir du mal à être surmontés. Les utilisateurs finaux, qui en pâtissent, ne sont pas les premiers responsables de cet état de fait.

L'abus de réunions et de reporting dénoncé 

L'étude a également le mérite de remettre les enjeux en perspective. La gestion de sa boîte aux lettres (classement des e-mails et recherche parmi les archives) apparait comme l'opération la plus coûteuse en temps, consommant une demi-journée par semaine, mais les réunions inutiles ou inefficaces, le reporting, les tâches bureaucratiques... sont tout aussi chronophages.

Si on raisonne par grandes masses, les lacunes en matière de gestion de l'information et de la connaissance font finalement perdre moins de temps que les dysfonctionnements liés à l'organisation, à l'environnement de travail et au mode de management. 

Sont ainsi dénoncés l'indisponibilité des interlocuteurs, l'attente de validation par un expert ou la hiérarchie, la difficulté à se concentrer en open space, la complexité des processus et des contrôles... Dès lors, il semblerait logique de porter l'essentiel de l'effort d'optimisation de fonctionnement sur ces points.

Les enjeux sont d'importance, comme l'a mis en évidence Aurélie Dudezert, professeur à l'IAE de Poitiers et chercheur en management des systèmes d'information, lors de la dernière réunion de la communauté Cop-1. 

Libérer du temps aux collaborateurs, c'est favoriser l'investissement personnel, les initiatives et l'innovation et donc, in fine, faire en sorte que l'entreprise soit mieux préparée pour entrer dans l'économie de la connaissance. 

Mais une force contraire s'exerce, à l'initiative notamment des actionnaires, qui vise à maîtriser le temps pour s'assurer que les coûts des transactions internes sont inférieurs à ceux du marché.

« L'enjeu consiste à articuler ces deux perspectives, le KM et ses dispositifs associés sont une réponse », argumente la chercheuse. Espérons qu'elle soit entendue et que le court terme n'impose pas systématiquement sa loi. 

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