Sobriété numérique et collaboratif font cause commune

Le même impact en termes d'émission de gaz à effet de serre (GES) que 13 allers-retours Paris-New York en avion : c'est ce que produit sur un an une entreprise de 100 personnes envoyant chacune, par jour, 33 e-mails contenant une pièce jointe de 1 Mo, estime l'Ademe.

De son côté, un rapport du Think Tank The Shift Project évalue à 81 % la réduction des émissions de GES lorsque le partage de documents se fait exclusivement sur une plate-forme collaborative et non plus par e-mail.

Une bonne nouvelle pour le Think Tank, qui se réjouit que cette diminution associée au travail collaboratif soit atteinte par une « simple modification des usages ». Un levier « très simple à mettre en place, insiste-t-il, puisqu’il ne nécessite pas d’adaptation des infrastructures ou processus de l’entreprise mais uniquement des usages qui en sont faits ».

Une collaboration peu vertueuse

Si la vertu écologique des outils collaboratifs ne fait pas de doute, difficile, en revanche, de partager l'optimisme sur la simplicité à transformer les usages.

En dépit de la multiplication des solutions collaboratives ces quinze dernières années, le principal outil de collaboration reste l'e-mail. Et la spirale infernale de son usage semble difficile à stopper.

« Alors que Microsoft 365 est assez démocratisé, le nombre d'e-mails émis par les collaborateurs ne cesse de croître, à raison de 15 à 30 % par an », constate ainsi Arnaud Rayrole, le dirigeant de Lecko.

Quant aux usages collaboratifs, ils ne font eux-mêmes pas toujours preuve de sobriété numérique. Les espaces en ligne se gorgent, par exemple, de toujours plus de fichiers (documents, images, videos…) toujours plus volumineux. Et le ménage étant rarement fait, les fichiers devenus inutiles continuent d'occuper l'espace de stockage.

La visioconférence, qui a déferlé avec la crise sanitaire, draine de son côté ses effets rebond. Selon une enquête de l'Ademe, sa sur-utilisation contribuerait à réduire de 31 % les bénéfices du télétravail en termes de consommation d'énergie et d'émissions de GES.

Un nouveau sponsor pour les usages collaboratifs ?

En revanche, la bonne nouvelle pour le développement des usages collaboratifs, c'est sans doute qu'ils fassent converger la volonté d'améliorer l'efficacité des équipes et l'objectif de réduire l'impact environnemental de l'entreprise.

« Dans le domaine de la collaboration, la principale difficulté est l'absence de sponsor, remarque Arnaud Rayrole. La montée en puissance de la question de la sobriété numérique pourrait donc constituer un bon moyen d'impulser la transformation des pratiques de travail, en la plaçant sous l'aile d'un responsable RSE portant un objectif prioriaire pour l'entreprise », estime le dirigeant de Lecko.

Le cabinet de conseil croit d'ailleurs fortement au levier de la sobriété numérique pour accompagner cette transformation. En s'appuyant sur sa solution Lecko Analytics, il a conçu à cet effet une application, GreeT, primée lors d'une récente compétition organisée par Vinci Energies.

GreeT analyse les usages de Microsoft 365 que fait au quotidien une équipe et les convertit en indicateurs de son empreinte énergétique. L'équipe peut ainsi suivre l'évolution de cette dernière, mais aussi se lancer de petits défis pour la réduire : envoyer moins d'e-mails, nettoyer son espace drive, passer moins de temps en visioconférence, etc.

GreeT est actuellement en phase de prototype dans plusieurs entreprises. La preuve que la convergence entre efficacité au travail et sobriété numérique commence bien à se faire.

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