L'arborescence fait de la résistance

Comme la messagerie, elle est indétrônable. En dépit du moteur de recherche et du système de tags, l'arborescence reste un incontournable de la gestion de contenu.

A tel point que certains éditeurs de wiki ne voient d'ailleurs pas d'autre solution que de proposer une fonction pour stocker dans leur outil des fichiers sous forme traditionnelle d'arborescence. Un comble, pour des adeptes de l'hyperlien.

Certains acteurs, eux, n'en démordent pas. C'est par exemple le cas d'EspritsCollaboratifs, l'éditeur de la solution de veille collaborative Curebot, à laquelle nous consacrons un article [8] cette semaine.

Sur cette dernière, pas d'arborescence, mais des tags, de trois sortes : pour qualifier l'information, pour indiquer son statut dans le cadre d'un workflow, et pour la mentionner à des collègues.

« Dans une dynamique collaborative, demander aux utilisateurs de partager des ressources dans un système de dossiers et sous-dossiers qu'ils n'ont pas eux-mêmes structuré est compliqué, explique Julien Duprat, le co-fondateur d'EspritsCollaboratifs. Au contraire, l'usage des tags facilite le partage de l'information comme sa réutilisation », défend-il.

Regrets

Souvent, la présence d'une arborescence structurant le contenu constitue toutefois un avantage lorsqu'il s'agit de déployer une nouvelle solution de collaboration. L'on reste en territoire connu.

« Le fait de rester sur un système d'arborescence de type Windows, que tout le monde connaît, rendait notamment l'utilisation de notre nouvel outil intuitif », nous expliquait un DSI d'une collectivité territoriale ayant déployé une solution de partage de fichiers en ligne.

Parfois, en s'imposant trop naturellement, l'arborescence peut néanmoins susciter des regrets. C'est le cas chez Accor, pour sa solution de gestion de contenu destinée à partager ses standards de construction-rénovation d'hôtels, à laquelle nous consacrons aussi un article [9] cette semaine.

« Faire une arborescence était une erreur, juge aujourd'hui la responsable de la plate-forme. L'efficacité de la recherche permettrait de s'en passer », constate-t-elle.

Un choix qui, finalement, a aussi un peu compliqué les choses. « Faire une arborescence impose de simplifier au maximum, d'avoir un mode de fonctionnement le plus universel possible, explique-t-elle. Mais nous n'avons pas été assez directifs en la matière, nous avons donc des dossiers, des sous-dossiers, des sous-sous-dossiers... », raconte-t-elle.

Ce n'est pourtant peut-être que partie remise. Un centre de documentation passé sur un wiki pour gérer son contenu avait lui aussi choisi de conserver le classique plan de classement. Mais, parallèlement, il avait également mis en place un système de tags.

Alors que ce dernier avait nécessité de nombreuses explications auprès des utilisateurs, à peine cinq mois plus tard, son usage commençait à prendre. Et l'usage intensif du moteur de recherche finissait de reléguer l'arborescence au second plan. Bien que celle-ci avait contribué à faciliter l'adoption du nouvel outil, elle était désormais mûre pour disparaître.