Innovation participative

Ces idées « de bon père de famille » qui font avancer Reunica

Les 10, 11 et 12 septembre, la course « La Parisienne » rassemblera 22 000 participantes, dont quelques collaboratrices du groupe de protection sociale Reunica. L'année dernière, une trentaine d'entre elles avaient accompagné trois femmes en situation de handicap tout au long des 6 kilomètres du parcours. Une initiative issue du programme d'innovation participative « Eurêka, J'ai Une Idée ».

L'objectif de cette application est d'associer l'ensemble des salariés à l'innovation. On ne parle pas, ici, d'innovation stratégique ou de rupture, mais plutôt de « ces idées de bon père de famille », comme le dit Roberto Chrétien, responsable stratégie et innovation de Reunica. Ces suggestions n'en sont pas moins importantes pour la bonne marche et le développement de l'entreprise.

« Pourquoi je n'y avais pas pensé avant ! »

« En comité d'innovation, au cours duquel sont discutés les idées proposées par les collaborateurs, un important responsable de service s'est écrié : mais pourquoi je n'y avais pas pensé avant ! », relate avec amusement Roberto Chrétien. Preuve que l'innovation est bien l'affaire de tous et que l'application Eurêka joue un rôle déterminant.

Elle prolonge en fait une démarche initiée par la direction de Reunica à la fin de l'année 2006. A un premier séminaire de cadres consacré à l'innovation ont succédé sept journées de créativité thématiques. Les résultats ont été prometteurs avec pas moins de 80 propositions retenues parmi quelque 350 idées soumises.

Filet relancePortrait de Roberto Chrétien

« L'animation d'une plate-forme
d'innovation participative nécessite
de l'animation.
Davantage que nous l'avions imaginé »

Roberto Chrétien,
responsable stratégie et innovation du groupe Reunica

Filet

Mais cette approche montrait ses limites. « Une journée de réflexion ne réunit que 15 personnes, or nous sommes 2 700 dans le groupe », précise Roberto Chrétien. Pour associer l'ensemble des salariés, il aurait fallu multiplier les réunions sur une très longue période et engager des frais importants, notamment logistiques. D'autant que le groupe est dispersé géographiquement avec neuf sites en région. « Nous cherchons à donner la parole aux utilisateurs, mais en étant efficaces », argumente le responsable stratégie et innovation. S'il insiste sur les valeurs de l'entreprise (humain, juste et solidaire), qui collent bien à ce joueur de rugby, il n'oublie pas pour autant le nécessaire besoin de performance.

Le choix d'un logiciel orienté processus

Mi-2009, le groupe s'est donc mis en quête d'une solution pour étendre l'innovation participative  à l'ensemble du groupe et industrialiser le traitement des idées déposées. Deux grandes familles de logiciels étaient disponibles sur le marché : la première orientée Web 2 et partage, la seconde davantage structurée autour de processus.

C'est parmi cette dernière que le groupe a retenu le progiciel spécialisé, Ideavalue Process, de Motivation Factory. Après trois mois de test auprès d'une direction métier, la plate-forme Eurêka a ouvert en juin 2009.

Infographie : " Comment fonctionne l'application Eurêka "

Après un an de fonctionnement, le bilan est encourageant : 700 idées ont été déposées. Bien évidemment, toutes ne sont pas retenues et seule une minorité est mise en oeuvre. Environ 40% sont retoquées dès la première phase de validation. Ce qui n'effraie pas le manager. « Il est sain que des idées soient refusées, souligne Roberto Chrétien. Cela contribue notamment à préciser la stratégie du groupe. »

Ainsi la suggestion d'un collaborateur visant à bâtir une offre de santé prévoyance pour les animaux de compagnie n'a pas eu de suite car elle ne cadrait pas avec la logique de l'entreprise. Trois autres raisons peuvent justifier l'abandon d'une idée : soit elle est déjà en place, soit elle a déjà été proposée, soit le retour sur investissement est jugé trop faible.

Sans animation, le nombre de propositions chute de moitié

A l'instar de tous les projets participatifs, la seule mise à disposition d'une plate-forme ne suffit pas à garantir pas le succès. Il faut prévoir de l'animation pour maintenir l'intérêt des collaborateurs et générer du trafic. La direction lance donc des défis pour inviter ses collaborateurs à réagir.

Au lancement d'Eureka, deux thèmes ont été proposés : les services aux clients et la réduction des coûts de fonctionnement. Depuis, le groupe est sur un rythme d'un défi par mois. « Dès que l'on lève le pied sur l'animation, le nombre d'idées chute de moitié », précise Roberto Chrétien.

La participation des salariés ne passe pas seulement pas le dépôt d'idées, ils sont invités à commenter celles de leurs collègues et à voter en ligne en attribuant des étoiles, comme sur le site Allociné. Pour autant, ce ne sont pas les suggestions les plus populaires qui sont retenues, mais celles qui sont validées par le comité d'innovation, qui se réunit tous les deux mois.

Capture d'écran

Les collaborateurs peuvent réagir en ligne en attribuant des étoiles et en commentant les idées de leurs collègues.

Un réseau de 30 correspondants innovation

Pour diffuser la culture de l'innovation à travers l'entreprise, le département innovation, qui ne compte que deux personnes, s'appuie sur un réseau de trente correspondants, baptisés Innov'acteurs. L'animation de la plate-forme ne fait pas directement partie de leurs tâches, mais ils contribuent à sa vitalité.

Laetitia Roca, responsable de la gestion RH au sein de la DRH, est l'un de ces Innov'acteurs. Elle détaille ses attributions : « réceptionner les idées, dans mon cas celles en lien avec les RH, rédiger une réponse argumentée sur l'outil Eurêka J'ai Une Idée, réorienter au besoin les idées vers un autre interlocuteur et suivre le cheminement de l'idée auprès de la direction afin de s'assurer qu'elle est prise en charge ».

Cette fonction de correspondant innovation, qui n'est pas inscrite dans sa fiche de poste, la monopolise environ deux heures par mois. Ce n'est guère chronophage mais il faut de l'énergie et de la conviction pour faire connaître la démarche auprès de collaborateurs. Tous n'ont pas l'habitude des outils collaboratifs.

Pour d'autres correspondants, la charge peut être plus importante, car tous les services ne contribuent à la même hauteur. Le centre d'appels ou le service logistique, qui sont régulièrement confrontés à des demandes, sont plus enclins à proposer des idées.

En retour de son implication, Laetitia Roca s'enrichit d'un point de vue personnel et gagne de nouveaux contacts dans une entreprise qu'elle a rejoint il y a quatre ans. « Avoir un réseau dans l’entreprise facilite le rôle du correspondant innovation. En même temps, c’est un bon moyen pour s’en créer un », note-t-elle.

La reconnaissance plutôt que la récompense financière

Les collaborateurs, dont les bonnes idées ont été retenues, sont valorisés. Au bout de deux bonnes idées, ils se voient ainsi offrir un dîner à deux. Et lors des voeux de fin d'année, le directeur général du groupe remet deux trophées aux lauréats : l'un est choisi par la direction, l'autre par l'ensemble des salariés. « Nous souhaitons récompenser l'implication, sans en faire un enjeu financier important », précise Roberto Chrétien. Une démarche qui distingue Reunica d'autres entreprises, qui accordent des primes, parfois importantes, aux apporteurs de bonnes idées.

Si les salariés y trouvent leur compte, l'entreprise également. Dans son fonctionnement courant, mais pas seulement. Lors de l'édition 2009 des Trophées de l'Innovation participative, Reunica a reçu le prix Coup de coeur du jury. Et l'application Eurêka a été classée au sixième rang du Top 30 de l'innovation par l'agence marketing Molitor Consult, spécialisée dans le secteur de l'assurance.

Ces distinctions ont eu des retombées quelque peu inattendues en termes d'image avec de nombreux articles de presse. Ce qui a déclenché l'intérêt de nombreuses entreprises. « Près d'une trentaine sont venues nous rendre visite », précise le responsable stratégie et innovation.

Mais il n'est pas homme à se contenter d'un bon début de parcours. Déjà, il se focalise sur les nouveaux challenges. A moyen terme, il veut doubler le taux de participation sur la plate-forme Eurêka en amenant 20% des salariés à contribuer.

A plus long terme, « j'aimerais que d'ici cinq ans plus personne ne soit étonné que Reunica fasse de l'innovation et qu'il n'y ait plus besoin d'un département pour piloter l'innovation qui n'est pas de rupture », dit-il. La culture de l'entreprise aura évolué et il pourra alors se consacrer entièrement à des changements plus stratégiques.

 

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