Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

Organiser le travail collaboratif autour d'une plate-forme de gestion de contenu d'entreprise : telle est l'ambition de Christophe Capon. C'est un vaste chantier auquel s'attaque le DSI de Vilogia. Le groupe immobilier, propriétaire d'un parc de 75 000 logements, exerce plusieurs métiers : bailleur social, promoteur immobilier, collecteur du 1%...

De plus, les différents services n'étaient guère équipés pour partager et diffuser l'information, tant en interne que vis-à-vis de l'extérieur. Les échanges reposaient principalement sur la messagerie Lotus Notes et sur des répertoires partagés, avec tous leurs inconvénients : coexistence de multiples versions d'un même document, sécurité imparfaite et fastidieuse à gérer… 

Nuxeo préféré à Alfresco

La première décision de la DSI a été de choisir une gestion de contenu commune à toute l'entreprise. La solution open source Nuxeo DM a été préférée à Alfresco et Sharepoint.

La différence ne s'est pas faite sur le fonctionnel, le groupe n'ayant pas identifié de fonctionnalités particulièrement différenciantes. La préférence pour les plates-formes Java (technologie choisie pour tous les développements spécifiques) a éliminé rapidement l'outil de Microsoft. L'architecture, la clarté de la documentation ainsi que la facilité d’adaptation du code source ont ensuite plaidé en faveur de l'éditeur français.

S'il affiche clairement une vision infrastructure, inhérente à sa fonction, Christophe Capon aborde le déploiement de manière pragmatique et progressive. Il répond au fur et à mesure aux besoins des différents services et étend ainsi l'usage de la plate-forme.

Une dizaine de services sont d'ores et déjà connectés à la plate-forme de Nuxeo. « La promotion immobilière, par exemple, stocke une partie de ses documents (cadastres, plans-masse, diagnostics techniques, énergétiques...) dans le référentiel de Nuxeo, précise le DSI. Ce qui garantit leur unicité et facilite leur partage. »

La réglementation est comme souvent un bon moteur d'adoption des nouvelles technologies. Elle impose par exemple de mettre à disposition des fournisseurs les diagnostics amiante, et des locataires les diagnostics de performance énergétique. Ceux-ci seront rapidement publiés dans Nuxeo et accessibles en ligne, via des extranets pour lesquels Nuxeo sert de conteneur de documents. 

La DSI communique via un blog

C'est déjà un progrès, mais sur le terrain du collaboratif, il reste beaucoup à faire. La DSI a été la première à s'emparer des outils proposés avec la plate-forme de Nuxeo. Un bon moyen de s'approprier l'outil et de donner envie aux autres services de l'adopter.

Pour informer sur ses projets, la DSI a abandonné les courriels au profit de billets postés sur un blog. Les collaborateurs reçoivent l'information directement sur leur poste de travail, s'ils ont pris la peine de s'abonner au fil RSS. Sur la trentaine de collaborateurs que compte la DSI, trois sont plus particulièrement chargés d'alimenter le blog.

En dépit des imperfections de la fonction blog, moins complète que sur des solutions dédiées, l'approche intégrée de Nuxeo séduit Christophe Capon : « Les billets, comme tous les autres types de contenu, sont stockés dans la plate-forme et bénéficient à ce titre de toutes les fonctions associées, par exemple de recherche. »

La communication de la DSI n'est cependant pas pleinement collaborative puisqu'elle ne fonctionne que dans un seul sens : le descendant. L'option commentaires n'a pas été activée pour ne pas court-circuiter les canaux mis en place pour le support technique (hot-line). Mais cette option sera naturellement proposée lorsque seront déployés des blogs faisant office de boîte à idées. « Nous avons des demandes dans ce sens », souligne le directeur informatique.

La DSI a aussi été précurseur dans l'adoption des forums qu'elle utilise pour discuter et capitaliser autour des bonnes pratiques de développement. « Pour certains projets, les forums permettent d'échanger avec nos différents sites géographiques ainsi qu'avec les éditeurs et les prestataires auxquels nous avons ouvert un compte », précise Christophe Capon. 

Un développement qui est mis à disposition de l'éditeur

Une des fonctions spécifiques de Nuxeo que Christophe Capon apprécie particulièrement est la fonction d'aspiration de boîtes aux lettres, utilisée pour trois adresses génériques. Précédemment, il fallait qu'un administrateur gère des listes de diffusion pour rediriger les courriels avec le risque de polluer des boîtes aux lettres ou, plus grave encore, d'ignorer des destinataires. 

« Désormais, le contenu de trois boîtes est aspiré dans Nuxeo et ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui décident s'ils veulent s'abonner et être alertés lors de l'arrivée de nouveaux messages », se félicite le DSI. Le système fonctionne bien mais se montre trop bavard : chaque nouveau mail déclenchant une alerte.

L'équipe informatique est donc intervenue pour regrouper les alertes au sein d’un « digest » quotidien. Une modification qui a été soumise à Nuxeo en vue d'être intégrée à la prochaine version de la plate-forme. « On contribue avec plaisir à améliorer la solution, l'éditeur se concentrant sur des points plus prioritaires », argumente le DSI, partisan déclaré de l'open source. Le groupe immobilier montre ainsi que le collaboratif fonctionne aussi avec les fournisseurs informatiques.