Collaboration

Google Apps au service de la performance collective de Malakoff Médéric

Pol Evlard, le directeur des projets et des systèmes d'information (DPSI) de Malakoff Médéric, est un homme pratique et volontaire. Suite à la fusion des deux groupes de protection sociale Malakoff et Médéric en juillet 2008, une feuille de route pour quatre ans, appelée Pacte 2012, a été établie par la nouvelle direction. Elle fixe quelques grands axes stratégiques et ouvre quarante chantiers internes, dont plusieurs concernent l'amélioration de l'efficacité des 6 500 collaborateurs.

« En partant du constat que la performance collective de l'entreprise résulte de moins en moins de la somme des performances individuelles, nous avons cherché des outils qui favorisent le travail collaboratif », indique le DSI. Cet ancien d'IBM, qui a cru très tôt au « Cloud Computing », aurait pu commencer par édicter des règles de fonctionnement favorisant le partage de documents. Par exemple en interdisant ou décourageant l'envoi de pièces jointes dans les courriers électroniques au profit de liens pointant vers des documents sur des espaces partagés. Une recette préconisée depuis des années par les chantres du collaboratif, mais rarement mise en œuvre dans les entreprises.

Portrait de Pol Evlard

Pol Evlard est bien conscient qu'il est difficile d'amener les utilisateurs à se défaire de leurs vieilles habitudes. Il a donc abordé la question différemment, en retenant la messagerie et les applications de bureautique en ligne de Google. Un engagement technologique appuyé par un sponsor de haut niveau, le délégué général du groupe. « Je ne prétends pas que les outils sont suffisants pour modifier les mentalités et les comportements, mais je suis convaincu qu'ils sont nécessaires », poursuit le DSI. Les premiers résultats lui donnent raison. 

Gmail imposé, Google Documents suggéré

Un premier cercle de 170 employés – de tous services, mais au cœur des pratiques collaboratives – a été sélectionné pour utiliser Gmail et les autres services de la plate-forme (Google Documents, Gcalendar, Google Sites, Google Videos). Ces outils ne sont toutefois pas tous traités sur le même plan. Ainsi, Gmail devient du jour au lendemain l'outil de messagerie et d'agenda. Plus aucun courriel ne peut être envoyé depuis Outlook. Le logiciel client de Microsoft demeure néanmoins sur le poste de travail pour permettre la consultation des anciens messages qui n'ont pas été transférés.

En revanche, les Google Apps n'ont pas été imposés. « Nous avons fait le pari que le travail collaboratif allait rapidement entraîner les utilisateurs à passer par la plate-forme de Google plutôt que par les outils de Microsoft, précise le DSI. Ces derniers continueront néanmoins à être utilisés par ceux qui ont vraiment besoin de fonctions avancées. »

La taille réduite de l'échantillon de collaborateurs passés sous Google ne permet pas de dresser un premier bilan, même si quelques tendances se dégagent d'ores et déjà. Il apparaît ainsi que Google Sites est largement adopté. Les membres du comité exécutif de Malakoff Médéric (qui n'ont pas encore basculé sur Gmail) l'ont adopté pour partager de l'information. Ce ne sont pas les seuls. 

Un gain d'autonomie grâce à Google Sites 

Agnès Lancy, chargée de mission développement durable auprès du directeur des ressources humaines, fait partie des 170 pionniers de l'entreprise. Elle est conquise par la diversité et l'ergonomie des outils de communication qu'offre cette nouvelle plateforme (mail, chat, video, site internet) et la simplicité d'utilisation de l'ensemble. Alors qu'il est nécessaire d'avoir une formation et un support back-office pour créer et mettre en ligne une page sur l'intranet actuel, l'utilisation de Google sites s'utilise au contraire sans formation rendant les utilisateurs autonomes. « La création du site dédié au Développement durable ne m'a pris que quelques minutes. Sa gestion et sa mise à jour d'une grande simplicité se font très rapidement. Pas besoin de connaître le langage HTML !», souligne-t-elle.

Elle se sert également au quotidien des Google Documents et apprécie de pouvoir travailler à plusieurs – jusqu'à six personnes lors de séances de brainstorming – sur des documents partagés qui sont, en outre, automatiquement archivés. Elle pointe quelques lacunes fonctionnelles à l'outil Présentation, sans trop s'en formaliser car il doit évoluer fonctionnellement d'ici à la fin de l'année. L'accès à la messagerie et aux documents depuis son domicile est l'autre grand changement qu'elle apprécie. Ce qui lui confère une liberté et une souplesse dans l'organisation de son travail.

Marie-Agnès Quares, chef de cabinet du directeur général de Malakoff Médéric, ne faisait pas partie du premier cercle de collaborateurs choisis pour utiliser les Google Apps. Cette spécialiste de la gestion de la performance, auteure de plusieurs ouvrages, a basculé volontairement. Sa curiosité et sa formation d'ingénieur informatique, à l'aise avec les outils, l'ont poussé à franchir le pas. « Je préfère être formée après avoir découvert l'outil par moi-même », dit-elle.

Après quelques mois d'utilisation, elle se déclare enthousiasmée par les outils. Elle pilote en parallèle un projet de développement d'une application de pilotage web qui s'appuie, entre autres, sur les technologies de Google (Apps Engine). Les neuf membres de l'équipe projet, dont quatre sont externes à la société, travaillent avec les méthodes agiles et collaborent autour de documents partagés. « Je n'envoie plus de mails », souligne-t-elle. 

Etoffer le dispositif d'accompagnement

L'adoption de Gmail s'avère toutefois déstabilisante les premiers jours. « Il faut quelques jours pour retrouver un niveau de confort dans l'utilisation de ses mails », observe Pol Evlard. Ce que confirme Agnès Lancy. Comme d'autres utilisateurs, elle a été quelque peu déroutée les premiers temps par la gestion des conversations.

Alors que 600 nouveaux collaborateurs (tous des profils qui travaillent sur des projets) s'apprêtent à basculer sur la plate-forme de Google, le groupe a décidé d'étoffer le dispositif d'accompagnement. Le help-desk avait déjà été renforcé et une communauté virtuelle constituée pour alimenter un wiki. Et tous les nouveaux venus bénéficient d'une journée de formation avant de basculer sur la plate-forme.

Ce qui avait été suffisant pour le premier cercle de collaborateurs ne l'était pas forcément pour les nouveaux venus. Une prise de conscience qui fait suite aux nombreuses rencontres de Pol Evlard avec les groupes d'utilisateurs lors de show-rooms sur la dizaine de sites de gestion que compte le groupe en France. Il a donc fait appel à des intervenants externes qui seront physiquement présents aux côtés des utilisateurs.

Le DSI croit par ailleurs beaucoup à la vidéo. Pour communiquer un message de la direction à l'ensemble de l'équipe, mais également pour pour aider les utilisateurs. La société s'est équipée en matériel et a recruté un étudiant en alternance d'une école de cinéma. « Nous voulons basculer toutes les aides rédigées de manière classique sous forme de screencasts », conclut le DSI. Un atout supplémentaire pour accompagner les quelque 6 000 employés qui basculeront dans le courant de l'année.

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