Collaboration

L'Essec surprise par la rapidité d'adoption des Google Apps

Cela fait plus de six mois que les étudiants, les professeurs et les membres du personnel administratif de l'Essec accèdent aux Google Apps depuis le portail de l'école. L'occasion de dresser un premier bilan. « Le fait le plus marquant est la capacité d'auto-déploiement », relève Jean-Pierre Choulet, le DSI de l'école. Habituellement, les choses ne vont pas si facilement de soi.

Le DSI a cogité son sujet et voit deux raisons principales à la rapidité de propagation des Googles Apps. D'abord, ce sont des outils grand public que les étudiants – mais pas uniquement eux – ont l'habitude de pratiquer. Tous sont familiers de Gmail ou de Youtube, mais ils ne mesuraient pas forcément la profondeur de la plate-forme de Google.

Plus important encore, ces outils répondent à une véritable attente que ne comblait pas le système d'information de l'école : se réapproprier la capacité à travailler en réseau. L'image de marque de Google a fait le reste. Un autre éditeur avec des logiciels tout aussi innovants n'aurait peut-être pas suscité une adhésion aussi spontanée. 

Le « staff » prend les devants 

La plus grande surprise est venue des 400 membres du personnel administratif, le « staff » dans le langage académique. La plate-forme de Google n'avait pas été déployée spécialement à leur intention, même s'ils n'en étaient pas exclus. Mais il s'est créée une dynamique collective et collaborative.

Le personnel administratif s'est pris en mains, avec des approches « top-down » ou « bottom-up » au niveau des équipes. Des responsables ont ainsi invité la DSI à venir former leurs collaborateurs. « On a aussi vu des assistantes proposer à leurs directeurs d'utiliser Google Docs, précise Jean-Pierre Choulet. Ce n'était pas prévu et c'est très bien. »

Les 135 professeurs étaient a priori davantage concernés. Ils se sont projetés dans l'environnement Google, appréciant la dématérialisation du bureau, le partage d'agendas avec leur assistante, les échanges par messagerie instantanée et par conférence web avec des chercheurs. La logique de travail reste toutefois plus individuelle. Le support de cours est à ce titre révélateur. C'est un document d'une grande complexité de mis en forme qui fait partie du patrimoine de chaque professeur et reste sur le terrain de Microsoft Office.

L'appropriation des outils de Google par les professeurs est néanmoins suivie de près. En raison des multiples activités qu'ils mènent en parallèle (gestion des cours, travaux de recherche, rencontres avec les entreprises...), ils sont contraints à une efficacité maximale.

Globalement, le DSI estime que si des mesures étaient faites, elles montreraient que l'usage de Microsoft Office n'a pas diminué. Google répond à un autre besoin en souffrance : l'envie de collaborer. « Je suis convaincu que les Google Apps et Microsoft Office sont éminemment complémentaires, note le DSI. Il est possible que les choses évoluent dans le temps, mais aujourd'hui, la cohabitation entre les deux est vraiment intéressante. »

Infographie - Google Docs, une étape dans la vie du document

Google Sites : un média

De leur côté, les étudiants ont été particulièrement sensibles à Google Sites, dont ils sont les plus gros utilisateurs. Il est vrai qu'ils bénéficient de la force du nombre – l'Essec compte 10 000 étudiants et 38 000 diplômés – et fonctionnent régulièrement en mode projet. Pour autant, comment expliquer l'adoption du wiki de Google plutôt que le recours aux logiciels de bureautique en ligne ?

Le sujet passionne le DSI qui s'intéresse de près aux questions pédagogiques. « Avec Google Docs, on partage de l'information, de la connaissance. Avec Google Sites, on crée un média qui a l'aura d'un média », argumente-t-il. Cela fait toute la différence. Il poursuit : « La capacité d'agréger de l'information de différents formats, texte, graphique et vidéo, pour créer une information scénarisée produit une excitation intellectuelle. » Google Sites est un moyen pour les étudiants de s'approprier l'information qui leur est délivrée. Ce travail se faisant individuellement ou en petits groupes.

De plus, les étudiants gèrent ces espaces comme ils l'entendent, sans avoir à en référer à une quelconque autorité. On retrouve là un des moteurs qui ont le fait le succès dans l'industrie de logiciels collaboratifs, comme eRoom. Les fonctionnels avaient la main et ne dépendaient plus de l'informatique pour gérer leurs espaces de travail partagés.

Le DSI aimerait étendre le mode de fonctionnement de Google Sites à la vidéo avec Essec TV. Chacun pourrait être auteur et gérer les droits de diffusion dans un Youtube privatif. Seule la technique pour produire des vidéos freine encore son adoption, qui pourrait être sinon aussi rapide que celle des autres applications.

Pour bien comprendre l'importance de la plate-forme Google dans les changements en cours, Jean-Pierre Choulet fait référence à l'éther. Cette croyance des physiciens et philosophes du 18e siècle dans l'existence d'une substance pour expliquer la propagation des ondes sonores et lumineuses.

« Let Outside Innovation Be Inside »

La présence des Google Apps au sein du portail MyEssec a donné un coup de vieux aux autres applications. Mais plus encore, c'est tout une vision de l'informatique qui est chamboulée.

« Notre gouvernance technologique était dépassée, reconnaît le DSI. Il faut savoir l'accepter. » Un constat d'autant plus difficile à établir que l'école de commerce avait bâti un système d'information performant. Le portail MyEssec (une plate-forme Lotus Domino, modernisée à coup de développements Java) a été lancé il y a dix ans. Il offre tout une panoplie de services en ligne aux étudiants : des bouquets d'information (Factiva, Orbis, Thomson Financials), des dictionnaires, des catalogues de cours avec Crossknowledge, l'annuaire des anciens élèves, des applications maison pour construire son parcours et son projet professionnel avec des offres de stage...

Seulement les temps ont changé : l'innovation vient de l'extérieur des entreprises, des technologies grand public. « Le premier effet contre-productif du firewall est d'empêcher l'innovation d'entrer et donc d'appauvrir le champ de création de valeur », affirme le DSI. L'Essec a même formalisé sa stratégie : Let Outside Innovation Be Inside. Aujourd'hui, l'enjeu consiste à intégrer de l'innovation plutôt que d'en produire. Le grand changement pour la DSI est d'avoir pris conscience qu'il n'était pas indispensable de réinventer en interne ce qui pouvait déjà exister à l'extérieur.

Hors texte Les points clés de la méthode de l'Essec

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