Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

« J'ai souhaité une plate-forme de veille entièrement collaborative où chacun puisse contribuer en remontant de l'information et réagir en votant sur la qualité des notes publiées et en déposant des commentaires visibles par tous. »Caren Genet, chargée de veille concurrentielle chez Reunica, avait des idées bien précises sur ce qu'elle voulait. Et aussi sur ce qu'elle ne voulait pas : « Une tête d'intranet vieillot ». Le site Intr@veille, bâti avec Sharepoint et alimenté par Digimind, reprend quelques-unes des recettes du web 2.0 : navigation par tags, mise en avant des articles les plus lus et des derniers commentaires.

La chef de projet se montre satisfaite de la qualité du résultat obtenu. Depuis octobre dernier, les 2700 collaborateurs du groupe de protection sociale ont accès à une plate-forme de veille moderne sur laquelle sont publiées chaque jour quelques dizaines d'articles. Les premiers indicateurs chiffrés sont d'ailleurs prometteurs. Le site Intr@veille enregistre entre 300 et 400 connexions quotidiennes. « Le site a bien pris auprès des collaborateurs, notamment des directeurs et des experts », se félicite Caren Genet.

La mise en ligne sur le site de la revue de presse établie par le service documentation a contribué à développer l'audience d'Intr@veille. Ce service ne rédige que quelques notes quotidiennes, mais il s'agit d'une information pointue venue de revues et documentations papier auxquelles Digimind n'a pas accès.

Le système d'alertes par courrier électronique qui a été mis en place draine également du trafic sur le site. Une cinquantaine de collaborateurs se sont ainsi abonnés. « Les gens ont peur de crouler sous l'information, mais ils peuvent sélectionner les thèmes à surveiller et choisir la fréquence d'alertes », argumente Caren Genet. Les abonnés y trouvent leur compte puisque la plupart d'entre eux ont opté pour un rythme d'alertes quotidien.

De nouveaux axes de veille à déployer

Ces chiffres sont d'autant plus encourageants qu'il reste encore des axes de veille à déployer. La plate-forme ne couvre en effet qu'une partie des besoins de veille. Caren Genet a abandonné sa casquette de chef de projet et elle est retournée à la veille. Sa mission constiste à rencontrer de nouvelles directions pour leur proposer d'organiser leur veille et de la partager sur la plate-forme du groupe.

A chaque fois, c'est un travail de longue haleine s'étalant sur plusieurs mois. Il faut commencer par établir un cahier des charges avec la direction concernée pour déterminer les axes à surveiller, puis identifier les bonnes sources et paramétrer le logiciel Digimind, et enfin former à l'outil la personne qui sera responsable de la veille. A ce jour, ce travail a été mené avec le marketing, la communication, l'innovation et les ressources humaines.

Au niveau de l'implication des utilisateurs, le démarrage s'avère plus lent.« On teste les pratiques collaboratives, note Caren Genet. Cela demande un accompagnement des collaborateurs et nous n'avons pas encore communiqué sur cette option. » Qu'il s'agisse de veille ou d'autres projets collaboratifs, il faut souvent du temps pour libérer la parole et amener les collaborateurs à s'exprimer en ligne.

Chez Reunica, comme dans d'autres groupes, ce sont principalement les experts métier qui sont les premiers à s'exprimer en ligne. Pour encourager les contributions, le groupe a choisi de les valoriser en les affichant sur la page d'accueil du site en mentionnant les noms des auteurs.

Les directeurs sont également moteurs. Non seulement ils viennent régulièrement lire les commentaires des membres de leurs équipes, mais ils contribuent à rediffuser l'information. Une fonction qui a été simplifiée par la mise en place d'un formulaire. Précédemment, il fallait passer par des captures d'écran qui étaient ensuite collées dans un mail. Ce qui n'était guère pratique à la fois pour l'expéditeur et le destinataire.

Un chantier informatique qui a duré un an

Un site abouti fonctionnellement et au niveau ergonomique cache bien souvent un gros travail des équipes techniques. Il a fallu près d'un an au GIE informatique Systalians, qui travaille sur plusieurs chantiers simultanément, pour mener à bien le projet de veille.« Dès qu'on veut sortir du look et des fonctions standards de Sharepoint, il faut des développements spécifiques gourmands en jours/hommes », souligne Olivier Duquay, chef de projet internet et intranet. C'était en outre le premier projet que menait le GIE avec la plate-forme de Microsoft.

L'intégration entre Digimind et Sharepoint n'a pas été la partie la plus prenante en temps, même si elle a nécessité quelques ajustements. L'éditeur de l'outil de veille fournit un service web pour exporter les données au format XML qu'il a fallu faire évoluer pour prendre en compte la dizaine de méta-données à remonter avec les notes de veille. Caren Genet souhaitait notamment récupérer les informations du plan de classement pour construire le nuage de tags sur le site Intr@veille.

« Ce n'est pas si courant chez nos clients d'utiliser Sharepoint en frontal de notre plate-forme de veille », souligne Arnaud Salley, consultant chez Digimind. Et la particularité de Reunica est de ne pas seulement afficher les notes de veille issues de Digimind, mais de les stocker dans Sharepoint avec leurs éventuels documents attachés.

Un même formulaire pour les documentalistes et les collaborateurs

Le gros du travail a résidé dans la construction du site et des interfaces associées. Un formulaire a ainsi été bâti pour permettre aux documentalistes d'alimenter le site avec une revue de presse. C'est ce même formulaire qui sert aux collaborateurs à remonter de l'information terrain dans Intr@veille. Dans ce dernier cas, l'équipe informatique a aussi mis en place un workfkow de publication. Les autres contributions – commentaires et votes pour lesquelles une interface en .Net et Ajax a été développée – ne sont, elles, pas modérées a priori.

Le dernier développement a été la mise en place de l'alerte par e-mail.«  On aurait pu utiliser les flux RSS de Sharepoint, mais les utilisateurs disposent de la version 6 d'Internet Explorer qui ne gère pas l'agrégation de flux RSS », précise Olivier Duquay.

Le site Intra@veille fonctionne depuis six mois, mais il va prochainement évoluer. Reunica prévoit en effet d'adopter Sharepoint 2010 et de remplacer la version 2007 actuellement utilisée. Il faudra alors procéder à quelques arbitrages techniques. Une partie des développements qui a été réalisée est désormais proposée en standard avec la mise à jour. C'est par exemple le cas du mécanisme de votes. Cela n'affole pas Olivier Duquay : l'équipe informatique est désormais bien rodée à Sharepoint et les interfaces qui ont été développées pourront être conservées.