Collaboratif-Info La revue professionnelle en ligne des pratiques collaboratives

Le projet eMeeting, lancé à la fin de l'année 2008, s'inscrit dans le projet de transformation de Sanofi-Aventis. Il visait initialement à rationaliser la web conférence. Le groupe, présent dans 110 pays, avait en effet recours à de nombreuses solutions, certaines hébergées en interne, d'autres confiées à des prestataires. De plus, certaines d'entre elles arrivaient en fin de vie.

Au cours de l'année 2009, il a été décidé d'opter pour une solution unique pour les 105 000 collaborateurs, qui serait hébergée sur les serveurs de l'entreprise. Après étude de cinq solutions, le groupe de pharmacie retenait Connect Pro d'Adobe. La solution est en place et son déploiement en cours auprès des utilisateurs. Un bon point, mais le chef de projet, Stéphane Ozenne, veut désormais aller au-delà.

Son crédo : simplifier la vie des collaborateurs. « Pour leurs besoins courants, les utilisateurs accèdent à de nombreuses applications qui ne sont pas intégrées », observe-t-il. En étudiant les API de Connect Pro, il se rend compte que la solution est suffisamment ouverte pour s'intégrer à d'autres briques du système d'information. Il se lance dans le développement d'interfaces avec quelques-uns des outils les plus utilisés au quotidien par les collaborateurs, comme Outlook ou la messagerie instantanée.

Connect Pro cause avec Office Communicator

Connect Pro embarque une fonction de « chat » permettant une discussion en temps réel entre les participants à une réunion. Les collaborateurs de Sanofi-Aventis disposent dans le même temps d'une solution de messagerie instantanée à l'échelle du groupe : Office Communicator. L'idée de Stéphane Ozenne est de faire se causer les deux outils. Deux scénarios d'usage ont ainsi été étudiés. Au cours d'une conférence, il s'avère parfois nécessaire d'inviter un nouveau collaborateur pour l'associer aux échanges. Un message instantané avec le lien pointant vers la salle de réunion est envoyé. L'invité le reçoit dans Office Communicator et se connecte simplement.

Inversement, lors d'une conversation dans Office Communicator, il s'avère parfois nécessaire de faire appel à un document de travail. D'un clic droit, l'utilisateur peut ouvrir une salle dans Connect Pro, charger un document et poursuivre les échanges en bénéficiant de toutes les fonctions d'un outil de web conférence.

Pour réaliser cette intégration, l'équipe informatique de Sanofi-Aventis s'est appuyée sur la passerelle que propose Adobe, mais elle a dû aussi mener des développements complémentaires. « Aujourd'hui, on a déjà des prototypes qui fonctionnent », se félicite le chef de projet.

Au final, la vie de l'utilisateur devrait être simplifiée en offrant plus de souplesse et en réduisant le nombre de manipulations. L'entreprise aussi y trouve son compte. En facilitant la prise en main de l'outil, elle réduit les besoins d'assistance et de formation. 

Une connexion avec le pont téléphonique 

Des conversations en téléphonie sur IP peuvent être menées dans une salle de conférence web. Seulement, la qualité n'est pas toujours au rendez-vous, notamment dans certains pays où la bande passante est limitée. « Le téléphone classique est encore ce qui marche le mieux », note Stéphane Ozenne. Avec son équipe, il a donc développé une petite application associée à Connect Pro qui communique avec le pont téléphonique de l'opérateur via des services web.

En pratique, l'utilisateur initie la conférence, commande à distance le pont téléphonique et toutes les personnes qui vont rentrer dans la salle de conférence choisissent le numéro sur lequel elles veulent être rappelées : leur mobile, au bureau, à leur domicile... A la fin de la réunion, les conversations téléphoniques, stockées dans un fichier MP3, sont rapatriées depuis les serveurs de l'opérateur et converties en Flash. Dix minutes plus tard, la web conférence peut être rejouée avec les voix des participants. 

Une synchronisation avec l'agenda d'Outlook

Par défaut, l'interface de Connect Pro permet d'envoyer des courriels aux participants à la réunion. Adobe fournit aussi une extension, mais elle permet seulement d'interroger le serveur pour avoir la liste des salles. Cette option ne satisfaisait pas Stéphane Ozenne. Il voulait une synchronisation entre l'agenda de l'outil d'Adobe et Outlook, avec notamment une prise en compte des réunions récurrentes. L'équipe informatique a donc développé une page ASP dans laquelle l'utilisateur renseigne le nom de la salle, une brève description, la langue de l'interface et le caractère récurrent. Elle fait l'interface avec Outlook depuis lequel l'utilisateur peut ensuite lancer ses invitations, modifier les horaires des réunions... 

Généraliser la diffusion de contenus d'e-learning

Dans le cas de l'e-learning, l'approche est quelque peu différente. Certains collaborateurs de Sanofi-Aventis avaient déjà pris l'habitude de recourir aux solutions de web conférence pour héberger et diffuser les contenus des formations à distance. Il s'agit désormais d'informer l'ensemble de l'entreprise que cette solution existe.

Pour bénéficier de l'ensemble des fonctions d'une plate-forme d'e-learning, il faut un moteur pour récupérer et exporter l'ensemble des données : temps passé sur un exercice, réponses aux questions... Dans le cas le plus simple, le contenu pédagogique est au format Flash, ce qui facilite la collecte des données.

Mais la plus grande difficulté que rencontre Stéphane Ozenne n'est pas d'ordre technique. C'est d'avoir une idée précise des pratiques d'e-learning à l'échelle du groupe afin de dimensionner correctement les serveurs et ainsi de pouvoir faire face aux pics d'utilisation.

Sur tous ces chantiers, l'équipe informatique a bien avancé. Leur mise en production devrait intervenir lors du déploiement de la version 7.5 Connect Pro.

Et déjà apparaissent de nouveaux axes de travail : la mise en place d'une signature unique pour ne pas avoir à s'authentifier lors de l'accès à Connect Pro, l'éventuelle connexion à Sharepoint et à eRoom pour aller chercher directement du contenu dans ces outils collaboratifs, la redéfinition des rôles entre web conférence et visio conférence. L'année 2010 s'annonce bien chargée.