Collaboration

Oubliez les outils bureautiques pour conduire vos projets !

 
 

Matthieu Guignard

Matthieu Guignard, consultant transformation digitale au sein du cabinet Lecko

L'abus d'e-mails nuit gravement à la productivité et à la réactivité. De manière paradoxale, les collaborateurs manquent généralement d'informations pour mener à bien leurs tâches, alors même qu'ils croulent sous les messages. Ils passent plus de temps à trier l’information qui leur est importante qu'à l'exploiter.

On le constate fréquemment dans la gestion des projets où l'utilisation de la messagerie, censée favoriser un partage immédiat de l'information, produit l’effet inverse de celui recherché. En outre, dans nos cultures d’entreprises, il est d’usage d’écrire des messages très longs, structurés, réfléchis, un peu à la manière d’un courrier. Ce temps de rédaction pourrait être employé plus utilement.

De fait, la manière de travailler et de gérer son temps appartient à chacun et fait appel à nos capacités de concentration, de gestion des priorités et d’appréhension des problématiques. Les outils bureautiques accentuent les différences, car ils n’imposent pas de cadre spécifique dans la manière de travailler et de conduire les projets.

Chacun avance sans visibilité sur les tâches et les problématiques de ses collaborateurs. Cela conduit souvent à des errements. Les ajustements nécessaires ne sont pas pris en compte et les tâches réalisées ne sont plus en adéquation avec la réalité du projet. L’hétérogénéité des outils et des méthodes de travail finit par peser sur la productivité.

Des outils pensés pour un partage ciblé de l'information

Un des facteurs clé de succès d’un projet réside dans un partage ciblé de l'information. C'est précisément le rôle d’outils de gestion de tâches ou de plates-formes collaboratives. Leur mise en place, qui impacte les processus et méthodes de travail, doit être précédé d'un audit.

Ce dernier va s'attacher à identifier les difficultés rencontrées au quotidien. Il est, en effet, primordial d'identifier les dysfonctionnements et les points de blocage, afin de ne pas les reproduire dans l'organisation cible, celle-ci devant être établie en concertation avec l’ensemble des collaborateurs.

Souvent d’appropriation simple et rapide, les nouveaux outils collaboratifs ont cet avantage de fédérer les collaborateurs autour d’une structure bien spécifique et de développer un vrai sentiment d’appartenance à un groupe.

Dans la majorité des cas, ces outils s’articulent autour d’espaces de travail, communautés où l'on échange sur des sujets spécifiques. Cette segmentation favorise ainsi le développement de pôles d’expertises.

Filtrer dynamiquement les compétences

Elle a, en outre, le mérite de mieux cibler la diffusion d'informations tout en l'ouvrant à un plus large spectre d'utilisateurs. L'appartenance à un espace de travail ne se fait plus en fonction de sa place dans la structure hiérarchique, mais plutôt sur ses propres rôles et domaines des compétences.

En mettant en évidence les expertises de chaque collaborateur et en les regroupant autour d’espaces de travail, les outils collaboratifs jouent en quelque sorte un rôle de filtre dynamique des compétences de l’entreprise, bénéfique à la productivité.

Avec un outil collaboratif, l’information n’est pas polluée par des flux sans rapport avec le projet. Cette focalisation permet aux membres du projet de se concentrer uniquement sur celui-ci et d'être ainsi beaucoup plus productifs et réactifs.

Si le gain de productivité au niveau collectif est bien visible, on l’observe aussi au niveau individuel. En effet, porté par l’entrain collectif, l’ensemble des collaborateurs aura tendance à donner le meilleur de soi-même et à se concentrer sur la partie à réaliser avec une information claire et précise.

Les membres du projet auront cette autosatisfaction du gain d’efficacité de la réalisation de leur tâche, qui alimente le cercle vertueux de la productivité.

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