Bénéfices directs et indirects d'une gestion de tâches collaborative

Meilleure visibilité sur les échéances, respect des délais amélioré, sécurisation des engagements pris auprès des sponsors des projets. Ce sont les premiers bénéfices mis en avant par l’enseigne de mode féminine Pimkie International, sa concurrente Camaïeu International et l’éditeur de jeux vidéo Blizzard Entertainment.

Ces trois entreprises témoignaient mi-octobre à l’invitation de l’éditeur Wrike, dont elles ont adopté le logiciel de gestion de tâches collaborative. Au cours de l’après-midi, il fut beaucoup question de planification, d’organisation ainsi que de collaboration.

Des équipes plus productives

Ainsi, la centralisation des échanges, qui sont attachés aux tâches, a rendu les équipes plus productives. Elles n’ont plus à jongler entre le mail et les messageries instantanées pour accéder à l’information dont elles ont besoin au jour le jour.

L’information est aussi mieux partagée entre les membres des équipes et avec leurs commanditaires. Un bénéfice particulièrement appréciable dans le cas de Camaïeu International, dont le service marketing est basé au siège de l’entreprise à Roubaix, alors que les forces digitales sont installées à Paris. Le suivi des projets s’en trouve simplifié et les échanges entre les deux sites plus nombreux.

Mieux armé pour gérer l’imprévu

Un bénéfice, sans doute moins évident, est la plus grande responsabilisation des collaborateurs qu’apporte une gestion de tâches collaborative. Chacun peut identifier une surcharge ponctuelle grâce à une vision consolidée des travaux qui lui sont affectés et, éventuellement, avoir une visibilité sur la charge de travail de ses collègues.

Pour sa part, le chef de projet est en mesure d’identifier les tâches à risques, celles qui n’ont pas été prises en charge. Il gagne, ainsi, en sérénité pour gérer les situations imprévues. Elles se résolvent en organisant un stand-up meeting.

La collaboration, pilier de l’efficacité opérationnelle

Pour Wrike, la collaboration est l’un des quatre piliers de l’excellence opérationnelle au même titre que la planification, l’automatisation des processus et la visibilité sur l’avancement des projets.

Pour chacun d’eux, l’éditeur positionne ses clients sur une échelle de maturité comptant quatre niveaux : le fonctionnement en mode réactif jusqu’à l’optimisation en continu en passant par les stades d’organisation et d’amplification.

Les premiers diagnostics peuvent être durs à entendre. Les trois entreprises qui témoignaient ont toutes confirmé avoir progressé et cherchent désormais à étendre les pratiques mises en place à d’autres équipes.

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