Coup de pouce de l’IA à la productivité des réunions

Au cours d’une année, les réunions occupent 24 jours de la vie d’un cadre (baromètre Wisembly / Ifop). A défaut d’en réduire le nombre, les outils collaboratifs dopés à l’intelligence artificielle peuvent faire gagner en efficacité.

Le moteur de recommandations Delve proposé avec la suite Office 365 apporte un début de réponse. Il interroge Microsoft Graph pour suggérer des personnes des supports documentaires en amont d’une réunion.

La société de services francilienne Ai3 pousse plus loin la logique. Son agent conversationnel Groom365, appelé depuis Microsoft Teams, dialogue en langage naturel avec l’organisateur pour trouver le meilleur créneau autour de la date souhaitée en fonction des disponibilités des participants. Une fois l’horaire fixé, il se charge d’envoyer les invitations.

La solution s’appuie sur Microsoft Bot Framework, qui a été entraîné pour cet usage précis. Une trentaine de scénarios ont été établis. Groom365 est, par exemple, en mesure de comprendre la différence entre planifier une réunion à deux heures et dans deux heures.

Un compte-rendu publié sitôt la réunion achevée

La solution était en démonstration à Microsoft Experiences début octobre, de même que le projet MeetScribe (que l'on peut tester en ligne), vainqueur d’un prix lors d’un hackathon sur l’intelligence artificielle en juin dernier à Vancouver.

Le service en ligne développé par l’équipe canadienne capture l’intervention de l’orateur pour établir un compte-rendu et un résumé, qui peuvent être partagés sitôt la réunion bouclée, sans avoir à attendre des jours, voire des semaines. Pour cela, il s’appuie sur les services de traitement automatique des langues proposés avec Azure.

La solution souffre encore de plusieurs limitations, en particulier lorsque plusieurs personnes s'expriment. L’une des options envisagées est d’équiper chaque participant d’un micro et de lancer plusieurs sessions MeetScribe, qui seront synchronisées.

L’expérience dira si la solution rend les réunions plus productives ou, au contraire, si elle entraîne une diminution de l'attention, les participants étant assurés de disposer de l’intégralité des échanges. 

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