L’outil ne fait pas tout, mais il peut faire beaucoup

Il est devenu de bon ton de reléguer les outils au second plan. Le développement de la collaboration ne suppose-t-il pas avant tout d’instaurer un environnement propice à l’émergence de nouvelles pratiques de travail et, donc, à la prise d’initiatives ?

L’expérience a montré qu’il ne suffit pas d’informer de l’existence de nouveaux logiciels pour qu’aussitôt les utilisateurs s’en emparent et changent leurs habitudes. Il faut une réelle volonté de l’entreprise.

Celle-ci se traduit par des actions au plus près des usagers avec la mise en place de réseaux d’ambassadeurs, coachs ou avocats (peu importe comme on les appelle), la valorisation des acteurs du changement, l’accompagnement des managers...

Les approches exclusivement technologiques ont montré leurs limites. Celles qui font fi de l’outil, partant du principe que tous se valent, risquent de connaître le même sort. Des utilisateurs volontaires, prêts à faire bouger les lignes se débattent avec des logiciels inadaptés à l’usage qu’ils visent et, du coup, peinent à embarquer leurs collègues.

Un moteur de la transformation des pratiques

Soit ils renoncent purement et simplement, soit ils prennent des voies de contournement. Il n’est guère étonnant de constater que le Shadow IT, pas nécessairement illégitime, soit aussi populaire en dépit des injonctions des directions des systèmes d’information à utiliser les logiciels officiels.

Les qualités intrinsèques d’un logiciel concourent à son adoption et à la transformation des pratiques. Dernièrement, j’ai rencontré une entreprise qui s’est équipé d’un nouvel outil collaboratif centré sur les réunions, le moment de partage privilégié entre les utilisateurs.

Il a été vite adopté alors que les précédents logiciels mis en place, qui ne couvraient qu’une partie des besoins, avaient été boudés. Mieux, il a permis de faire évoluer les pratiques de responsables d’équipe, ce que des formations au management n’étaient pas parvenues à faire.

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