Collaboration

Le cabinet comptable SBP gagne en efficacité grâce à Acrobat

Ouverture d'une session sur Acrobat.com, initiation d'une réunion en ligne avec ConnectNow, passage en mode partage d'écran pour une démonstration des fonctionnalités de révision de documents...

L'interview avec le président du cabinet comptable SBP (Stéphane Benayoun & Partenaires) se déroule par téléphone et sur un mode on-line. L'expert comptable jongle avec les outils d'Adobe. Normal, il les utilise quotidiennement pour échanger avec ses vingt collaborateurs et occasionnellement avec ses clients.

Filet relancePortrait de Stéphane Benayoun

« Les gains de productivité constituent
l'une des bonnes surprises 
de l'utilisation des outils Acrobat,
d'autant que ce n'était pas l'objectif initialement recherché »

Stéphane Benayoun,
président du cabinet comptable SBP

Filet

Stéphane Benayoun tord le cou à quelques idées reçues sur une profession qu'il encourage à se moderniser. Il a d'ailleurs participé à différentes initiatives dans ce sens. En effet, si les comptables figurent parmi les premiers métiers à s'être informatisés, ils sont restés très longtemps attachés au papier. De plus, ils ne sont guère réputés pour goûter les nouvelles technologies, notamment collaboratives.

Mais les choses sont en train de changer. Non seulement les cabinets comptables abandonnent le papier grâce aux plates-formes documentaires et au format PDF, qui singe si bien le papier, mais certains vont plus loin et adoptent les logiciels de la famille Acrobat pour collaborer autour des documents électroniques. Apparaissent également quelques initiatives de réseau social.

Collaborer tout en renforçant le contrôle
de délégation

Pour le président de SBP, l'intérêt des outils Acrobat réside d'abord dans le contrôle de la délégation, qu'il juge indispensable pour garantir la qualité finale des productions du cabinet. Comme nous intervenons à plusieurs sur un document, il est indispensable d'avoir un historique des commentaires », note-t-il.

La révision partagée, mise en place pour travailler à trois personnes ou plus sur un document, est ainsi couramment utilisée dans son cabinet. L'établissement d'un bilan en fin d'exercice, par exemple, donne lieu à une note de synthèse – un fichier PDF comptant couramment quelques dizaines de pages – qui est déposée sur Acrobat.com, et donc accessible par toutes les personnes autorisées. Le mécanisme fonctionne également si le document est déposé dans un répertoire partagé, un espace Sharepoint ou un serveur WebDAV.

Capture d'écran d'un document partagé

Les documents partagés du cabinet SBP sont déposés sur le service en ligne Acrobat.com d'Adobe.

Pour sa part, Stéphane Benayoun se déclare un inconditionnel du cloud. Un service en ligne comme Acrobat.com ne requiert aucune infrastructure interne, contrairement à une solution comme Microsoft Sharepoint, par exemple.

De ce fait, elle rend la collaboration facilement accessible aux entreprises de toutes tailles, y compris les plus petites. Ce qui cadre bien avec la typologie des cabinets comptables. « En Ile-de-France par exemple, 85% des cabinets emploient moins de 5 personnes », rappelle Stéphane Benayoun.

Les échanges asynchrones restent privilégiés

L'essentiel des interventions sur les documents se fait en mode asynchrone. Ce qui correspond au cycle de traitement des informations du cabinet : rédaction d'un document et enrichissement par les collaborateurs, puis validation par les responsables.

Pour faciliter la lisibilité des interventions, le cabinet s'est fabriqué quelques tampons électroniques, du style « OK », « A revoir », « Anomalie »... S'y ajoutent bien entendu des notes, horodatées comme toutes les interventions. « Quand je suis beaucoup intervenu sur un dossier avec de nombreux allers et retours, je vais directement consulter les commentaires en bas de page, en les triant par auteurs », précise Stéphane Benayoun.

Dans certains cas, il s'avère cependant bien pratique de basculer dans une collaboration en temps réel. Par exemple, lorsqu'il est nécessaire de discuter autour d'un document et de lever rapidement une ambiguïté. Cela est déjà arrivé pour discuter avec un client sur des feuilles de paye, documents dont les raffinements législatifs peuvent nécessiter quelques explications. Il est arrivé aussi que le cabinet mette en place une web conférence pour converser avec un client basé en Irlande.

Un investissement minimal en termes de logiciel

En termes d'équipement, l'investissement est minime pour le cabinet : quelques installations du logiciel Acrobat pour produire ou convertir des documents, et Acrobat Reader pour les lire et les modifier. Si le producteur du document l'a autorisé, un document peut être annoté à partir d'un simple lecteur. « Le document PDF active les fonctions cachées du lecteur », précise Lionel Lemoine, d'Adobe. Depuis quelques années déjà, cette option ne requiert plus l'installation du logiciel serveur Livecycle de l'éditeur.

Quant au service Acrobat.com, qui a ouvert en juin 2008, il est gratuit avec des capacités toutefois limitées : dix documents PDF mis en ligne par mois, cinq participants à une réunion ConnectNow... Une version Premium Plus, non encore commercialisée en France mais dont bénéficie le cabinet SBP, lève ces restrictions.

Vers une harmonisation des pratiques au sein
du cabinet

Cela fait maintenant un an et demi que SBP utilise les outils d'édition et lecture des fichiers PDF ainsi que le service en ligne Acrobat.com. L'une des bonnes surprises est l'augmentation de la productivité du cabinet. Ce n'était pas l'objectif recherché. Stéphane Benayoun voulait d'abord garantir la qualité des documents produits.

Le gain de productivité, Stéphane Benayoun la met sur le compte de la simplicité, « la rusticité » des outils. La facilité de partage a, par ailleurs, contribué à homogénéiser les pratiques et les processus au sein du cabinet et, donc, à renforcer la qualité du travail. Le fait de disposer d'outils modernes constitue un atout supplémentaire pour recruter de nouveaux profils. Elle facilite aussi le télétravail, même si, sur ce point, Stéphane Benayoun se montre prudent.

La remise d'un objet physique : un geste apprécié des clients

S'il est un partisan déclaré du PDF et de la dématérialisation, Stéphane Benayoun s'est rendu compte que ses clients préfèrent néanmoins se voir remettre un document que télécharger des fichiers en ligne. Pour autant, il n'est pas question de revenir en arrière et d'imprimer des dossiers (Grand Livre, Balances...), qui comptent plusieurs centaines de pages, pour chacun des 200 clients du cabinet.

Il a donc opté pour la remise de dossiers PDF sur DVD, qu'il bâtit à l'aide de la fonction Portfolio d'Acrobat. C'est l'outil qui gère l'assemblage des différents documents, l'établissement du sommaire... Un geste commercial peu coûteux en temps et bien apprécié.

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