Réseau social d'entreprise

Déployer un RSE requiert une double adaptation

 

Julien Tréfeu

Julien Tréfeu, consultant AMOA et conduite du changement au sein du cabinet Conseil et Organisation.

L'un des principaux facteurs d'échec des projets de réseaux sociaux d'entreprise (RSE) tient à un manque d'adaptation du logiciel à la culture de l'entreprise et à son organisation. Comme le souligne le cabinet Gartner (Vast Majority of Social Collaboration Initiatives Fail Due to Lack of Purpose), la plupart du temps l'accent est mis sur le contenu et les aspects technologiques.

Cependant, est-ce suffisant d'adapter le RSE au contexte de l'entreprise pour assurer son succès ? En fait, toute la difficulté consiste à amener les salariés à participer au projet. A la différence d'outils fonctionnant avec des flux d'informations de type « push » (poussés en direction des salariés), les RSE sont basés sur des flux de type « pull » (issus des collaborateurs). 

Les salariés doivent être sensibilisés à cette nouvelle manière d’opérer. De son côté, l'entreprise doit intégrer le projet dans une démarche globale et chercher à cultiver un « terreau » porteur. Il est d'ailleurs préférable que préexistent des pratiques collaboratives et que règne un climat de confiance permettant à chacun de s'exprimer librement.

Bien sûr, l’organisation n’est pas forcément d'emblée prête pour des pratiques collaboratives. Le déploiement doit donc s’inscrire dans le temps et intégrer une double démarche : d'une part, l'évolution de l’entreprise pour mieux assimiler et utiliser par la suite l'outil et, d'autre part, l'adaptation de l’outil aux particularités, spécificités et profils de l'entreprise.

L'indispensable analyse de l'existant

Dans cette optique, il est important d’effectuer une analyse approfondie de l’entreprise. Elle servira à déterminer les axes d’évolution et à mettre en œuvre le RSE en cohérence avec l'organisation de demain.

Certains éléments sont inhérents à l’entreprise et à son écosystème et ne peuvent pas être modifiés. Ou tout au moins, leur évolution future serait la conséquence de choix stratégiques. En tout état de cause, ils doivent faire l’objet d’une attention toute particulière pour guider le choix de l’outil et son paramétrage.

On peut distinguer la culture d’entreprise, une notion assez subjective, qui englobe les valeurs, les signes, les habitudes… Pour l'appréhender, il faut s’intéresser tout d’abord à l'histoire de la société. S’agit-il d’une entreprise familiale ou d’une multinationale ayant vécu de multiples fusions et acquisitions, d’une jeune pousse ou d'une structure bien établie ? Toutes les étapes vécues apportent leur lot d’informations.

Par ailleurs, il convient de se focaliser sur les communications institutionnelles en place, sachant que toutes les entreprises ont un discours affiché sur leurs valeurs, qu’elles soient sociales, historiques, environnementales ou sociétales… Bien les connaître et les définir permet de les préserver et de les respecter, car elles constituent le socle de fonctionnement et d'évolution de l’entreprise.

De manière générale, l’analyse des modes de communication internes comme externes, tant sur la forme que sur le fond, est incontournable dans l'analyse de l’existant.

Ensuite, il faut regarder la conduite de précédents projets transverses, c’est-à-dire similaires à celui d’un réseau social, ayant un fort impact métier ou encore avec une forte connotation collaborative. 

Plusieurs critères sont à considérer : les départements qui ont été concernés et leur organisation pour travailler de concert, le niveau d'implication de la direction, l'accompagnement au changement proposé et les plans de communication mis en place. 

Cette base d’exemples apporte des informations précieuses pour mener son projet de RSE. Elle permet notamment d’éviter les écueils précédents et révèle des bonnes pratiques collaboratives.

Les leviers d’évolution 

Il convient de s’intéresser également aux éléments sur lesquels il est possible d’agir pour rendre l'entreprise plus collaborative. La stratégie figure, bien entendu, en tête de liste. Elle devra intégrer cette nouvelle dimension sociale pour légitimer le déploiement du RSE.

L’organisation de la société fournit de précieuses informations pour adapter l’outil et aussi faire évoluer les pratiques. Comment s’organisent les différents services et départements ? Comment se structure l’entreprise, quelle est sa hiérarchisation ? S’agit-il d’une organisation en silos, dispose-t-elle d’une gouvernance pyramidale, matricielle par divisions ou plutôt en réseau ? 

Par définition, une organisation en réseau disposant de flux plus transverses est mieux adaptée pour accueillir un RSE. L’implication des futurs contributeurs sera plus facile à obtenir à la différence d’une organisation pyramidale, où l’information suit un parcours descendant, de la hiérarchie vers les collaborateurs.

Pour autant, organisation pyramidale ne signifie pas absence totale d’interactions transverses. Et une analyse plus approfondie permet définir la meilleure manière de faire évoluer les pratiques.

De même, l’observation de l'organisation du travail va apporter de précieux éléments qu’il s’agisse du type de management (directif, par objectif individuel ou collectif), du reporting et du suivi des objectifs ou encore des temps de travail (temps partiels, horaires fixes, horaires décalés).

Enfin l’analyse des interactions entre les parties prenantes et de leurs positionnements respectifs fournit des informations sur les éventuels blocages ou opportunités. Le réseau social peut ainsi être développé pour être en cohérence avec l’image et les particularités de l’entreprise afin qu’il colle au plus près à la réalité terrain.

Etre capable de réorienter le projet à tout moment

En résumé, la mise en place d’un RSE doit être avant toute chose précédée puis accompagnée d'un travail d’analyse approfondie à mener dans une perspective globale. Chaque entreprise est unique et demande donc une adaptation fine et juste du nouvel outil. 

Il n'est évidemment pas question, ici, de dresser une liste exhaustive de tous les paramètres à analyser dans la mesure où chaque cas est particulier et demande, de la part des personnes qui mènent le projet, une capacité à réorienter constamment le déploiement.

De même, les actions à mettre en place pour faire évoluer les pratiques d’entreprise sont inhérentes à l’organisation et exigent des responsables du projet des capacités d’adaptation et de créativités permanentes. 

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