Une initiative en dehors des clous mais bienvenue

« Il y a quelques semaines, au hasard d’un stage, nous avons eu la surprise de découvrir que 1 500 collaborateurs échangeaient sur Facebook sans que nous soyons au courant. » L’anecdote est racontée par un responsable en charge de l’accompagnement au changement dans un grand compte.

Le nom de l’entreprise importe peu, car ce type de situation est monnaie courante. Des collaborateurs s’emparent d’outils qu’ils dénichent sur le web - Slack, Facebook, Dropbox, Trello... - pour échanger et partager de l’information.

Ils le font parce que leur entreprise ne leur propose aucun logiciel adapté à leurs besoins ou, tout simplement, parce qu’ils ont trouvé mieux à l’extérieur. La mise à disposition de plates-formes particulièrement riches fonctionnellement – on pense à Office 365 ou G Suite – n’immunise pas contre ces pratiques.

Aucune d’elles n’est en mesure de satisfaire de manière optimale l’ensemble des scénarios de collaboration. Les éditeurs l’ont d’ailleurs intégré et ils ouvrent de plus en plus leur plate-forme à des logiciels tiers.

En phase avec les objectifs de l’entreprise

Le responsable de l'accompagnement au changement a choisi de voir le bon côté des choses. L’initiative, même si elle sort du schéma établi par la DSI, crée du lien entre les collaborateurs et favorise des échanges transverses entre différentes équipes, ce qui correspond aux objectifs recherchés par l’entreprise.

Ces usages seront sans doute rapatriés sur la plate-forme interne dans un second temps. En attendant, la culture numérique des utilisateurs s’est développée et de nouvelles pratiques de travail se sont installées.

Ne serait-ce qu’en raison de l’effort qu’exige l’accompagnement, toute initiative spontanée, même en dehors des clous, est plutôt bon signe. En outre, choisir Office 365 ou G Suite ne prémunit pas contre devoir changer d’outil pour rester en phase avec les évolutions imposées par l’éditeur.

De l'agilité dans l’accompagnement 

Comme d’autres, GRDF (le retour d’expérience de la semaine) y a été contraint. Il avait misé sur Sharepoint comme réseau social avant de basculer sur Yammer. On peut citer aussi le cas de Canal+, qui avait témoigné il y a quelques semaines. Il a été amené à changer son fusil d’épaule pour mettre en avant Teams plutôt que les Office Groups.

Ces évolutions fonctionnelles obligent les équipes en charge de la transformation à adapter rapidement leur dispositif d’accompagnement pour être en phase avec le rythme imprimé par les éditeurs Cloud. Un challenge dans le challenge.

Promo Newsletter