Utilisateurs pilotes : le bon mixte

Tout déploiement de plateforme collaborative devrait inclure des utilisateurs lors de la phase projet. Ne serait-ce que pour mettre en adéquation les discours et les actes dès les premières étapes. La manière dont le projet est conduit n’est pas neutre. Elle va impacter les comportements ultérieurs.

C’est aussi le moyen de prendre le pouls de l’organisation, les contraintes métiers, les attentes et les réticences des uns et des autres.

Le groupe pilote devra logiquement refléter une diversité de profils, fonction des métiers, des niveaux hiérarchiques, mais aussi des implantations géographiques pour éviter que ne soient représentées que des personnes du siège et s’exposer à des remarques du type : « encore une nouvelle lubie de Paris ».

Pour préparer la mise en place de son intranet collaboratif, le Fafiec a pris soin d’embarquer 17 utilisateurs clés, de différentes régions de France, tout au long du projet (voir notre retour d’expérience de la semaine).

Ne pas oublier d'inclure des suiveurs et des sceptiques

Jimmy Malkoun, consultant Digital Transformation & KM de Spectrum Groupe, qui a conduit le volet accompagnement au changement pour cet organisme, ajoute un critère supplémentaire.

« Il ne faut pas seulement embarquer les profils qui se mobilisent naturellement, il convient aussi d’aller chercher des suiveurs et des sceptiques et les inclure dans le groupe pilote », insiste-t-il.

C’est le meilleur moyen d’anticiper des objections et les désamorcer. Cet effort mené en amont fera économiser du temps et de l’énergie lors du déploiement de la solution. Pour autant, il est nécessaire de préserver une dynamique de groupe.

Dans un précédent article consacré au déploiement du réseau social à la Banque Populaire Atlantique, Matthieu Lluis, directeur de projet chez l’éditeur Jamespot, fixait une proportion idéale pour le groupe pilote : 80% de collaborateurs bienveillants et de 20% de sceptiques.

C’est ensuite une affaire de savoir-faire dans l’animation de réunions afin que la parole des plus réticents ne couvre pas celle des plus volontaires.

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